Doculoud ist eine webbasierte DMS- und ECM-Plattform zur strukturierten Erfassung, Archivierung, Verwaltung und Organisation digitaler Dokumente und Informationen.

Im klassischen Dokumentenmanagement werden Dokumente anhand von Dokumenttypen und frei definierbaren Indexfeldern strukturiert abgelegt. Funktionen wie Volltextsuche, OCR-Texterkennung, Versionierung, Integritätsprüfung, Dokumentenexport und automatisierte Verarbeitungsprozesse unterstützen dabei den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments.

Die integrierten ECM-Funktionen erweitern diese dokumentenbezogene Struktur um eine zusätzliche fachliche Ebene. Dokumente unterschiedlicher Dokumenttypen können in elektronischen Akten zusammengeführt und damit einem gemeinsamen fachlichen Kontext zugeordnet werden. Dadurch lassen sich beispielsweise Personalakten, Mieterakten, Kundenakten, Vertragsakten, Projektakten oder individuelle Geschäftsvorgänge innerhalb von Doculoud abbilden.

Akten können über individuell definierbare Aktentypen und Aktenfelder an unterschiedliche Geschäftsprozesse angepasst werden. Darüber hinaus können Akten miteinander verknüpft werden, um auch komplexere Beziehungen zwischen Personen, Objekten, Verträgen oder Vorgängen darzustellen.

Die zugrunde liegenden Dokumente verbleiben dabei weiterhin in der zentralen Dokumentenverwaltung. Eine Zuordnung zu einer Akte erzeugt keine zusätzliche Kopie des Dokuments, sondern stellt eine logische Verknüpfung zwischen Dokument und fachlicher Akte her. Dadurch können Dokumente bei Bedarf auch mehreren fachlichen Zusammenhängen zugeordnet werden.

Doculoud verbindet damit klassisches Dokumentenmanagement mit Funktionen des Enterprise Content Managements und ermöglicht sowohl die revisionsorientierte Verwaltung einzelner Dokumente als auch deren strukturierte Einordnung in übergeordnete Geschäfts- und Informationszusammenhänge.

1.1.2 Ziel der Anwendung

Ziel von Doculoud ist es, digitale Dokumente und die darin enthaltenen Informationen zentral, strukturiert und langfristig verfügbar zu machen. Dokumente sollen unabhängig von ihrer Herkunft einheitlich erfasst, verarbeitet, archiviert und schnell wiedergefunden werden können.

Durch Dokumenttypen, frei definierbare Indexfelder, Volltextsuche, OCR-Texterkennung und weitere Verarbeitungsfunktionen unterstützt Doculoud eine nachvollziehbare und effiziente Organisation großer Dokumentenbestände.

Mit den integrierten ECM-Funktionen geht Doculoud über die reine Verwaltung einzelner Dokumente hinaus. Dokumente können in einen fachlichen Zusammenhang eingeordnet und innerhalb elektronischer Akten gebündelt werden. So lassen sich beispielsweise alle relevanten Unterlagen zu einer Person, einem Kunden, einem Mieter, einem Vertrag, einem Objekt, einem Projekt oder einem Geschäftsvorgang zentral zusammenführen.

Dabei können Dokumente unterschiedlicher Dokumenttypen innerhalb derselben Akte miteinander in Beziehung gesetzt werden. Zusätzlich lassen sich auch Akten untereinander verknüpfen, sodass zusammengehörige Informationen und Vorgänge strukturiert miteinander verbunden werden können.

Auf diese Weise unterstützt Doculoud sowohl die klassische Dokumentenarchivierung als auch die Abbildung übergeordneter Informations- und Geschäftsstrukturen. Ziel ist es, Informationen nicht nur sicher aufzubewahren, sondern sie im jeweiligen fachlichen Kontext schnell zugänglich und nutzbar zu machen.

Doculoud basiert auf einer modernen, modularen Systemarchitektur, die vollständig unabhängig von externen Drittanbietern betrieben wird. Sämtliche Funktionen – von der Dokumentenverarbeitung über die Texterkennung bis hin zur Suche – werden innerhalb der eigenen Systemlandschaft bereitgestellt. Dadurch behalten Betreiber jederzeit die volle Kontrolle über ihre Daten und Prozesse.

Die Architektur ist bewusst in mehrere spezialisierte Komponenten aufgeteilt:

• Application-Server für die zentrale Steuerung, Benutzerverwaltung und Geschäftslogik
• OCR-Server zur Texterkennung und Verarbeitung gescannter Dokumente
• Elasticsearch-Server für performante Volltextsuche und Indexierung
• E-Mail-Server zur automatisierten Verarbeitung eingehender E-Mails und Anhänge

Diese Komponenten arbeiten unabhängig voneinander und kommunizieren über gesicherte, verschlüsselte API-Verbindungen. Der Zugriff wird durch eine restriktive Firewall-Strategie gesteuert, sodass ausschließlich notwendige Kommunikationspfade zwischen den Systemen erlaubt sind.

Durch diesen modularen Aufbau kann Doculoud flexibel skaliert und an unterschiedliche Anforderungen angepasst werden. Einzelne Komponenten lassen sich unabhängig voneinander erweitern oder auf leistungsstärkere Systeme verlagern, ohne den Gesamtbetrieb zu beeinträchtigen.

Die Architektur ist darauf ausgelegt, auch mit sehr großen Datenmengen effizient zu arbeiten. Sowohl die Speicherung als auch die Indexierung und Suche sind für den Einsatz in produktiven Umgebungen mit hohem Dokumentenaufkommen optimiert.

Insgesamt bietet Doculoud damit eine leistungsfähige, sichere und vollständig kontrollierbare technische Grundlage für modernes Dokumentenmanagement und digitale Archivierung.

Die Dokumentenarchivierung bildet die zentrale Funktion von Doculoud. Dokumente werden unverändert im System gespeichert und langfristig verfügbar gehalten. Dabei wird sichergestellt, dass alle archivierten Inhalte revisionssicher abgelegt sind und jederzeit nachvollziehbar bleiben.

Zusätzlich ermöglicht Doculoud die strukturierte Ablage anhand von Dokumenttypen und Indexfeldern. Dadurch entsteht eine klare und konsistente Organisation der Dokumente, unabhängig von deren ursprünglicher Herkunft oder Dateiform.

Doculoud unterstützt die Klassifizierung von Dokumenten anhand definierter Dokumenttypen. Bereits beim Upload oder während der Verarbeitung werden Dokumente einer Kategorie zugeordnet, wie beispielsweise Rechnung, Vertrag oder Lieferschein.

Die Klassifizierung erfolgt aktuell manuell durch den Benutzer im Rahmen der Erfassung oder Bearbeitung eines Dokuments. Dadurch wird sichergestellt, dass Dokumente gezielt und korrekt in die vorgesehene Struktur eingeordnet werden.

Ein besonderer Vorteil besteht darin, dass Dokumenttypen vollständig individuell definiert werden können. Es gibt keine fest vorgegebenen Kategorien – stattdessen können Benutzer eigene Dokumenttypen erstellen und diese mit den jeweils benötigten Indexfeldern ausstatten. Dadurch lässt sich die Struktur exakt an die Anforderungen des jeweiligen Unternehmens oder Anwendungsfalls anpassen.

Die zugehörigen Indexfelder sind ebenfalls flexibel konfigurierbar und können unterschiedliche Datentypen abbilden, wie beispielsweise:

• Freitextfelder
• Zahlenfelder
• Datumsfelder
• Auswahlfelder (z. B. Dropdown, Checkbox oder Mehrfachauswahl)

Zusätzlich unterstützt Doculoud die strukturierte Datenerfassung über OCR-basierte Zonen und Templates. Dabei können definierte Bereiche innerhalb eines Dokuments ausgelesen und automatisch bestimmten Indexfeldern zugeordnet werden. Dies erleichtert die Erfassung wiederkehrender Informationen und reduziert den manuellen Aufwand bei der Dateneingabe.

Diese Kombination aus flexibler Dokumentstruktur und teilautomatisierter Datenerfassung ermöglicht eine effiziente und praxisnahe Organisation von Dokumenten, ohne dabei an feste Vorgaben gebunden zu sein.

Die Dokumentenverarbeitung umfasst alle Schritte, die nach dem Eingang eines Dokuments erfolgen. Dazu zählen insbesondere die Aufbereitung, Analyse und Weiterverarbeitung von Dokumentinhalten.

Ein zentraler Bestandteil ist die OCR-gestützte Texterkennung, mit der auch gescannte oder bildbasierte Dokumente in durchsuchbare Inhalte umgewandelt werden. Auf Basis definierter OCR-Zonen und Templates können relevante Informationen aus Dokumenten ausgelesen und für die Befüllung von Indexfeldern genutzt werden. Dadurch wird die manuelle Erfassung wiederkehrender Inhalte deutlich erleichtert.

Durch diese Verarbeitungsschritte wird aus einem einfachen Dokument eine strukturierte und auswertbare Informationsquelle.

Doculoud ermöglicht eine leistungsfähige und flexible Suche über alle gespeicherten Dokumente. Dabei werden sowohl Metadaten (z. B. Indexfelder, Dokumenttypen) als auch Inhalte aus der Volltextindexierung berücksichtigt.

Doculoud ermöglicht eine leistungsfähige und flexible Suche über alle gespeicherten Dokumente. Dabei werden sowohl Metadaten (z. B. Indexfelder, Dokumenttypen) als auch Inhalte aus der Volltextindexierung berücksichtigt.

Die Kombination aus strukturierter Suche und Volltextsuche erlaubt es, Dokumente schnell und präzise zu finden. Auch bei großen Datenmengen bleibt die Performance erhalten, sodass relevante Informationen jederzeit effizient abrufbar sind.

Zusätzlich liefert die Suchtechnologie eine Bewertung der Trefferrelevanz (Score). Dieser Score gibt an, wie gut ein Dokument zur jeweiligen Suchanfrage passt. Auf Basis dieses Wertes erfolgt ein automatisches Ranking der Suchergebnisse, sodass besonders relevante Treffer priorisiert angezeigt werden.

Ergänzend werden Textausschnitte (Kontextpassagen) rund um den Suchbegriff direkt in den Suchergebnissen dargestellt. Dadurch erhalten Benutzer sofort einen inhaltlichen Einblick in das Dokument, ohne dieses vollständig öffnen zu müssen. Dies erleichtert die schnelle, intuitive Bewertung der Treffer und steigert die Effizienz bei der Dokumentensuche.

Dadurch wird die Auffindbarkeit von Dokumenten deutlich verbessert, insbesondere bei großen und komplexen Datenbeständen.

Beispiel Suchbegriff: “Ökonom Claudio Galimberti”

Die Benutzer- und Rollenverwaltung ermöglicht eine granulare Steuerung von Zugriffen und Berechtigungen innerhalb des Systems. Benutzer können unterschiedlichen Rollen zugeordnet werden, die festlegen, welche Funktionen und Dokumente sichtbar oder bearbeitbar sind.

Zusätzlich bietet Doculoud die Möglichkeit, Rechte individuell zu definieren und auf Dokumenttypen, Indexfelder oder einzelne Funktionen anzuwenden. Dadurch wird sichergestellt, dass jeder Benutzer nur auf die für ihn relevanten Inhalte zugreifen kann.

Diese flexible Rechteverwaltung bildet die Grundlage für einen sicheren und kontrollierten Einsatz der Anwendung in unterschiedlichen organisatorischen Strukturen.

Doculoud erweitert die klassische Dokumentenverwaltung um KI-gestützte Funktionen zur inhaltlichen Auswertung von Dokumenten. Dadurch können vorhandene Dokumentinhalte schneller erschlossen und gezielt analysiert werden, ohne das Dokument aus der Anwendung heraus in externe Werkzeuge übertragen zu müssen.

Mit der Dokumentzusammenfassung können die wesentlichen Inhalte eines Dokuments automatisch in kompakter Form aufbereitet werden. Dies erleichtert insbesondere bei umfangreichen Verträgen, Berichten, Schreiben oder anderen längeren Dokumenten eine schnelle erste Orientierung.

Der Dokumentenchat ermöglicht darüber hinaus, Fragen in natürlicher Sprache zum Inhalt eines ausgewählten Dokuments zu stellen. Auf diese Weise können beispielsweise bestimmte Angaben, Fristen, Vertragsinhalte, Leistungen oder andere relevante Informationen gezielt abgefragt werden.

Grundlage der KI-Auswertung ist der aus dem jeweiligen Dokument ausgelesene Text. Bei gescannten Dokumenten kann hierfür die in Doculoud integrierte Texterkennung (OCR) verwendet werden.

Die KI-Funktionen sind direkt in die Dokumentverwaltung integriert und verändern weder das archivierte Originaldokument noch dessen Indexdaten. Die erzeugten Inhalte dienen als Unterstützung bei der Analyse und sollten bei geschäftlich oder rechtlich relevanten Informationen mit dem Originaldokument abgeglichen werden.

Ausführliche Informationen zur Funktionsweise, zum Datenschutz, zum Credit-System sowie zu den Grenzen der KI-gestützten Auswertung finden Sie in Kapitel 13 – Doculoud KI.

Doculoud erweitert die klassische Dokumentenverwaltung um Funktionen des Enterprise Content Managements (ECM). Während Dokumente weiterhin anhand von Dokumenttypen und Indexfeldern strukturiert verwaltet werden, ermöglicht das ECM zusätzlich die fachliche Bündelung dieser Dokumente in elektronischen Akten.

Über frei definierbare Aktentypen können unterschiedliche fachliche Strukturen aufgebaut werden. Für jeden Aktentyp lassen sich individuelle Aktenfelder definieren, beispielsweise Personalnummern, Kundennummern, Mieternummern, Vertragsnummern, Projektnummern oder andere geschäftsrelevante Merkmale.

Dokumente unterschiedlicher Dokumenttypen können einer Akte zugeordnet werden. Auf diese Weise lassen sich beispielsweise Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen und Bescheinigungen innerhalb einer Personalakte oder Mietverträge, Übergabeprotokolle, Abrechnungen und Korrespondenz innerhalb einer Mieterakte zusammenführen.

Die Zuordnung erfolgt über logische Verknüpfungen. Das ursprüngliche Dokument verbleibt dabei unverändert in der Dokumentenverwaltung und wird weder verschoben noch dupliziert. Ein Dokument kann dadurch bei Bedarf auch mehreren Akten oder fachlichen Zusammenhängen zugeordnet werden.

Zusätzlich können Akten miteinander verknüpft werden. Dadurch lassen sich übergeordnete Informationsstrukturen und komplexere Geschäftsbeziehungen abbilden, beispielsweise die Verbindung einer Mieterakte mit einer Schadenakte, einer Kautionsakte oder einer zugehörigen Objektakte.

Je nach Konfiguration kann Doculoud Dokumente anhand übereinstimmender Merkmale außerdem automatisch bestehenden Akten zuordnen. Dadurch lassen sich wiederkehrende Ablage- und Zuordnungsprozesse effizient unterstützen.

Ausführliche Informationen zu Akten, Aktentypen, Aktenfeldern, Dokumentzuordnungen und Aktenbeziehungen finden Sie in Kapitel 14 – Doculoud ECM.

Der Webupload stellt die zentrale und am häufigsten genutzte Methode zur Dokumentenerfassung dar. Benutzer können Dokumente direkt über die Benutzeroberfläche hochladen.

Dabei werden sowohl Einzeluploads (Single Upload) als auch Mehrfachuploads (Bulk Upload) unterstützt. Mehrere Dokumente können gleichzeitig ausgewählt und verarbeitet werden, was insbesondere bei größeren Dokumentenmengen eine erhebliche Zeitersparnis bietet.

Während des Uploads können Dokumente direkt klassifiziert und mit den entsprechenden Indexfeldern versehen werden.

Zusätzlich unterstützt Doculoud den Massenimport über ZIP-Archive. Dabei können mehrere Dokumente gebündelt zusammen mit einer CSV-Datei hochgeladen werden, welche die zugehörigen Metadaten und Indexfeldwerte enthält. Beim Import werden die Dokumente automatisch verarbeitet und anhand der CSV-Datei strukturiert im System angelegt.

Diese Funktion ermöglicht eine effiziente Übernahme großer Dokumentenbestände, beispielsweise bei Migrationen oder der initialen Befüllung des Systems.

Über die mobile App können Dokumente direkt von mobilen Endgeräten aus erfasst und in Doculoud übertragen werden. Dies ermöglicht eine ortsunabhängige Dokumentenerfassung, beispielsweise für Außendienstmitarbeiter oder bei der direkten Digitalisierung von Papierdokumenten.

Die App ist für Android und Apple iOS verfügbar und kann über die jeweiligen App Stores bezogen werden.

Ein besonderer Vorteil besteht darin, dass die App das Dokument automatisch erkennt und optimiert erfasst. Dokumente können einfach fotografiert werden, ohne dass eine manuelle Nachbearbeitung des Bildes erforderlich ist. Dadurch wird der Erfassungsprozess deutlich vereinfacht und beschleunigt.

Zusätzlich kann direkt in der App der Dokumenttyp ausgewählt und die entsprechenden Indexfelder ausgefüllt werden. Die erfassten Dokumente werden anschließend strukturiert an Doculoud übermittelt und stehen unmittelbar im System zur weiteren Verarbeitung und Archivierung bereit.

Der Zugriff auf die App erfolgt über einen gesicherten Login. Zur weiteren Absicherung unterstützt Doculoud die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA). Darüber hinaus werden gängige biometrische Verfahren wie Face ID und Fingerabdruck (Touch ID) unterstützt, um eine komfortable und gleichzeitig sichere Anmeldung zu gewährleisten.

Doculoud unterstützt die automatisierte Verarbeitung eingehender E-Mails. Hierzu können Postfächer angebunden werden, aus denen E-Mails und deren Anhänge regelmäßig abgerufen werden.

Die Inhalte werden anschließend im System verarbeitet und archiviert. Dadurch lassen sich dokumentenbasierte Prozesse, die über E-Mail abgewickelt werden, nahtlos in Doculoud integrieren.

Zur Gewährleistung der Sicherheit wird jede eingehende E-Mail sowie deren Anhänge serverseitig auf Schadsoftware geprüft. Wird eine Bedrohung erkannt, wird der betroffene Anhang unwiderruflich gelöscht, sodass keine Gefahr für das System oder andere Dokumente besteht.

Zusätzlich wird die entsprechende E-Mail mit einem Sicherheitsvermerk versehen, der in Doculoud angezeigt wird. Dadurch bleibt der Vorgang für den Benutzer transparent und nachvollziehbar.

Der DocuLoader ist eine Desktop-Anwendung für Windows und macOS, die speziell für den automatisierten Massenupload von Dokumenten entwickelt wurde.

Im Gegensatz zum klassischen Upload erfolgt die Verarbeitung im Hintergrund als Dunkelverarbeitung. Der DocuLoader überwacht ein konfigurierbares Verzeichnis auf dem lokalen System. Sobald dort entsprechende Archive abgelegt werden, werden diese automatisch erkannt und ohne manuelle Benutzerinteraktion an Doculoud übertragen.

Die Verarbeitung erfolgt dabei ausschließlich auf Basis von Archivdateien (z. B. ZIP), die für den strukturierten Massenimport vorgesehen sind. Dadurch eignet sich der DocuLoader insbesondere für wiederkehrende Importprozesse oder die Integration in bestehende Systeme und Workflows.

Der Zugriff auf den DocuLoader erfolgt über einen gesicherten Login. Optional kann eine Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) eingerichtet werden, die in der Regel einmalig für die Anwendung bestätigt wird.

Die Übertragung der Daten erfolgt über eine verschlüsselte Verbindung, sodass auch bei großen Datenmengen ein sicherer und zuverlässiger Import gewährleistet ist.

Der DocuLoader ist damit insbesondere für Szenarien geeignet, in denen regelmäßig große Dokumentenmengen automatisiert und ohne manuelle Eingriffe in das System überführt werden sollen.

Zusätzlich ist der DocuLoader Multimandanten fähig und kann beliebig viele Mandanten parallel bedienen.

Für die Integration in bestehende Systeme stellt Doculoud eine leistungsfähige REST-basierte Schnittstelle (API) zur Verfügung.

Über diese Schnittstelle können Dokumente automatisiert an Doculoud übergeben, verarbeitet und verwaltet werden. Neben den eigentlichen Dokumenten können auch Metadaten, Dokumenttypen sowie Indexfeldwerte direkt mit übertragen werden. Dadurch lassen sich externe Systeme nahtlos in die Dokumentenprozesse integrieren.

Die API ermöglicht unter anderem:

• automatisierten Dokumentenimport
• Übergabe strukturierter Metadaten
• Steuerung von Dokumenttypen und Klassifizierung
• Integration in bestehende Fachanwendungen (z. B. ERP- oder CRM-Systeme)

Der Zugriff auf die API erfolgt über eine gesicherte Authentifizierung mittels Bearer Token. Zusätzlich unterstützt Doculoud auch im API-Kontext die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA), um einen erhöhten Schutz vor unbefugtem Zugriff zu gewährleisten.

Sämtliche Kommunikation wird über verschlüsselte Verbindungen abgewickelt, um einen sicheren Datenaustausch zu gewährleisten.

Durch die standardisierte REST-Architektur ist die API flexibel einsetzbar und kann von unterschiedlichsten Systemen und Programmiersprachen genutzt werden. Sie bildet damit die Grundlage für eine weitreichende Automatisierung und Integration innerhalb bestehender IT-Landschaften.

Der Zugriff auf Doculoud erfolgt ausschließlich über authentifizierte Benutzerkonten. Zur zusätzlichen Absicherung unterstützt das System eine Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA), wodurch ein weiterer Schutz vor unbefugtem Zugriff gewährleistet wird.

Neben klassischen Login-Verfahren werden auch moderne biometrische Authentifizierungsmethoden wie Face ID und Fingerabdruck (Touch ID) unterstützt, insbesondere im mobilen Einsatz.

Auch systemseitige Zugriffe, beispielsweise über die API oder den Multiuploader, sind durch sichere Authentifizierungsmechanismen (z. B. Bearer Token) geschützt und können optional durch 2FA ergänzt werden.

Darüber hinaus bietet Doculoud umfangreiche, mandantenbezogene Sicherheitseinstellungen, die individuell konfiguriert werden können. Dazu gehören unter anderem:

• Individuelle Passwortrichtlinien (z. B. Mindestlänge, Groß-/Kleinschreibung, Zahlen, Sonderzeichen)
• Passwortgültigkeit und Ablaufzeiten
• Begrenzung der Anzahl fehlgeschlagener Loginversuche
• Automatische Sperrung von Benutzerkonten nach wiederholten Fehlversuchen
• Konfigurierbare Sperrzeiten sowie Schutz vor wiederholten Login-Versuchen
• IP-Whitelist und IP-Blacklist, um den Zugriff gezielt auf definierte Netzwerke zu beschränken

Zusätzlich werden Login-Versuche und sicherheitsrelevante Ereignisse protokolliert (Audit Logging). Dadurch können Zugriffe und Anmeldeversuche jederzeit nachvollzogen und ausgewertet werden. Dies erhöht nicht nur die Transparenz, sondern unterstützt auch die frühzeitige Erkennung potenzieller Sicherheitsvorfälle.

Diese granularen Sicherheitsmechanismen ermöglichen eine präzise Anpassung an unternehmensspezifische Anforderungen und erhöhen den Schutz vor unbefugtem Zugriff erheblich.

Alle Datenübertragungen innerhalb der Systemarchitektur erfolgen über verschlüsselte Verbindungen. Dies betrifft sowohl den Zugriff von Benutzern als auch die Kommunikation zwischen den einzelnen Systemkomponenten.

Die eingesetzte Infrastruktur ist so konzipiert, dass sämtliche Daten innerhalb der eigenen Umgebung verarbeitet werden. Es werden keine externen Drittanbieter-Dienste für die Verarbeitung sensibler Inhalte genutzt. Dadurch behalten Betreiber jederzeit die volle Kontrolle über ihre Daten und Prozesse.

Optional kann für die Speicherung von Dokumenten ein S3-kompatibler Objektspeicher eingesetzt werden. In diesem Fall erfolgt die Speicherung bei einem externen Anbieter. Dieser ist jedoch ISO 27001 zertifiziert und erfüllt höchste Sicherheitsstandards. Die Kommunikation zwischen Doculoud und dem S3-Speicher erfolgt ebenfalls verschlüsselt, sodass ein sicherer Datentransfer gewährleistet ist.

Doculoud selbst wird auf eigenen Servern in Deutschland in einem sicheren Rechenzentrum betrieben, das ebenfalls nach ISO 27001 zertifiziert ist. Dadurch wird ein hohes Maß an physischer und technischer Sicherheit sowie die Einhaltung strenger Datenschutzanforderungen gewährleistet.

Doculoud erfüllt die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Durch die konsequente Datenverarbeitung innerhalb der eigenen Infrastruktur, die Verwendung verschlüsselter Kommunikationswege sowie die umfassenden Sicherheitsmechanismen wird ein datenschutzkonformer Betrieb sichergestellt.

Der Zugriff und die Kommunikation zwischen den Systemkomponenten werden durch eine restriktive Firewall-Strategie gesteuert, sodass ausschließlich notwendige Kommunikationspfade zwischen den einzelnen Systemen erlaubt sind.

Doculoud unterstützt die revisionssichere Archivierung von Dokumenten. Alle relevanten Änderungen und Aktionen können nachvollzogen werden, sodass eine transparente Dokumentation gewährleistet ist.

Dokumente werden unverändert gespeichert und sind jederzeit in ihrem ursprünglichen Zustand abrufbar. Dadurch werden sowohl interne Anforderungen als auch gesetzliche Vorgaben an Dokumentationspflichten erfüllt.

Darüber hinaus werden sämtliche Interaktionen im System lückenlos automatisch auditiert. Dies umfasst sowohl Änderungen an Systemeinstellungen als auch Anpassungen an Dokumentarten, Dokumenten und deren Indexwerten.

Die Audit-Daten sind einsehbar und auswertbar, sodass jederzeit nachvollzogen werden kann, wer welche Änderungen zu welchem Zeitpunkt vorgenommen hat. Dies schafft ein hohes Maß an Transparenz und unterstützt die Einhaltung regulatorischer Anforderungen.

Zur zusätzlichen Absicherung der Dokumentintegrität erzeugt Doculoud beim Archivieren eines Dokuments automatisch einen SHA-256-Hashwert der Originaldatei. Dieser Hashwert dient als eindeutiger digitaler Fingerabdruck des gespeicherten Dokuments.

Der Hashwert wird unmittelbar nach dem Speichern des Dokuments berechnet und zusammen mit dem Dokument sowie im Audit-Protokoll gespeichert. Dadurch kann jederzeit nachvollzogen werden, mit welchem Hashwert ein Dokument zum Zeitpunkt der Archivierung abgelegt wurde.

Bei einer späteren Integritätsprüfung berechnet Doculoud den aktuellen SHA-256-Hash der gespeicherten Datei erneut und vergleicht ihn mit dem ursprünglich archivierten Hashwert. Stimmen beide Werte überein, gilt die Datei als unverändert. Weichen die Werte voneinander ab, erkennt Doculoud eine Integritätsabweichung.

Die Integritätsprüfung unterstützt damit die Nachvollziehbarkeit, Beweissicherung und langfristige Archivierung von Dokumenten.

Doculoud unterstützt Unternehmen dabei, dokumentenbasierte Prozesse deutlich effizienter zu gestalten. Durch die zentrale Ablage, strukturierte Indexierung und leistungsfähige Volltextsuche können Dokumente innerhalb kürzester Zeit gefunden und verarbeitet werden.

Wiederkehrende Aufgaben wie Dokumentenerfassung, Upload, Indexierung und Suche werden vereinfacht und teilweise automatisiert. Dadurch reduziert sich der manuelle Aufwand erheblich und Arbeitsprozesse können schneller und strukturierter durchgeführt werden.

Die verschiedenen Eingangskanäle wie Webupload, Mobile App, E-Mail-Verarbeitung, Multiuploader und API ermöglichen zudem eine flexible Integration in bestehende Arbeitsabläufe und tragen zur weiteren Optimierung interner Prozesse bei.

Doculoud unterstützt die revisionssichere Archivierung und erfüllt die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Dokumente werden nachvollziehbar gespeichert und Änderungen sowie sicherheitsrelevante Aktionen lückenlos protokolliert.

Durch die umfassende Auditierung können sämtliche Interaktionen im System transparent nachvollzogen und ausgewertet werden. Dies umfasst unter anderem Änderungen an Dokumenten, Indexwerten und Systemeinstellungen.

Die Speicherung auf eigenen Servern in Deutschland sowie die Verwendung verschlüsselter Kommunikationswege unterstützen zusätzlich die Einhaltung hoher Datenschutz- und Compliance-Anforderungen.

Datensicherheit besitzt innerhalb von Doculoud höchste Priorität. Sämtliche Verbindungen zwischen Benutzern, Systemkomponenten und optional angebundenen Speichersystemen erfolgen verschlüsselt.

Die Systemarchitektur basiert auf einer klaren Trennung einzelner Komponenten wie Application-Server, OCR-Server, Elasticsearch-Server und E-Mail-Verarbeitung. Der Zugriff zwischen diesen Systemen wird durch eine restriktive Firewall-Strategie kontrolliert.

Zusätzliche Sicherheitsmechanismen wie Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA), IP-Whitelist-/Blacklist-Funktionen, Passwort-Richtlinien, Audit-Logging sowie die serverseitige Prüfung eingehender E-Mails und Anhänge auf Schadsoftware sorgen für einen umfassenden Schutz sensibler Daten.

Doculoud ist flexibel aufgebaut und kann individuell an unterschiedliche Unternehmensanforderungen angepasst werden. Dokumenttypen, Indexfelder, Benutzerrechte und Sicherheitsrichtlinien lassen sich frei konfigurieren.

Es existieren keine fest vorgegebenen Dokumentstrukturen. Stattdessen können Unternehmen eigene Dokumenttypen mit individuell definierten Indexfeldern erstellen und an ihre bestehenden Prozesse anpassen.

Durch die modulare Architektur kann Doculoud sowohl in kleinen Umgebungen als auch in komplexen Unternehmensstrukturen eingesetzt werden.

Doculoud unterstützt zahlreiche Möglichkeiten zur Automatisierung dokumentenbezogener Prozesse. Über verschiedene Eingangskanäle wie API, E-Mail-Import oder Multiuploader können Dokumente automatisiert in das System übernommen werden.

Die REST-basierte API ermöglicht die Integration in bestehende Systeme wie ERP-, CRM- oder Fachanwendungen. Dokumente sowie zugehörige Metadaten und Indexinformationen können automatisiert übertragen und verarbeitet werden.

Zusätzlich unterstützt Doculoud OCR-basierte Texterkennung sowie Template- und Zonenerkennung zur automatisierten Übernahme wiederkehrender Informationen in definierte Indexfelder.

Die Architektur von Doculoud wurde für den langfristigen und skalierbaren Einsatz entwickelt. Durch die Trennung einzelner Systemkomponenten können Verarbeitung, Suche, OCR und E-Mail-Verarbeitung unabhängig voneinander erweitert werden.

Auch große Dokumentenmengen können performant verarbeitet, indexiert und durchsucht werden. Speicherplatz, Benutzerkonten und Dokumenttypen lassen sich flexibel erweitern und an steigende Anforderungen anpassen.

Durch die modulare und serviceorientierte Architektur bietet Doculoud eine zukunftssichere Plattform, die mit den Anforderungen eines Unternehmens mitwachsen kann.

Im oberen linken Bereich der Dokumentenübersicht kann festgelegt werden, wie viele Dokumente gleichzeitig angezeigt werden.

Typische Optionen sind beispielsweise:

• 10 Dokumente
• 25 Dokumente
• 50 Dokumente
• …
• 1000 Dokumente

Diese Einstellung beeinflusst die Anzahl der Einträge pro Seite und ermöglicht eine flexible Anpassung an die jeweilige Arbeitsweise.

Eine größere Anzahl reduziert das Blättern zwischen Seiten

Eine kleinere Anzahl verbessert die Übersichtlichkeit

Im oberen Bereich der Ansicht wird der aktuell ausgewählte Dokumenttyp angezeigt (z. B. Nebenkostenabrechnungen).

Zusätzlich wird die zugehörige Dokumenttyp-ID dargestellt.

Diese Information dient:

• der eindeutigen Identifikation des Dokumenttyps
• der Orientierung innerhalb des Systems
• der Unterstützung bei der Arbeit mit Filtern oder API-Zugriffen

Der Dokumenttyp bestimmt gleichzeitig:

welche Struktur die Dokumente besitzen

welche Indexfelder angezeigt werden

Die Dokumentenübersicht verfügt über eine leistungsfähige Suchfunktion, mit der Dokumente gezielt anhand von Inhalten und Metadaten gefunden werden können.

Die Suchmaske wird über das Suchsymbol auf der rechten Seite der Dokumentenübersicht geöffnet und als seitliches Panel eingeblendet.

Aufbau der Suchmaske

Die Suche kombiniert eine Volltextsuche mit einer strukturierten Feldsuche.

Volltextsuche

Im oberen Bereich steht die Freitextsuche zur Verfügung:

• Eingabe beliebiger Suchbegriffe
• Durchsucht den gesamten Dokumentinhalt (inkl. OCR-Texte)
• Berücksichtigt zusätzlich relevante Textpassagen

Die Suchanfrage wird über die API an den Elasticsearch-Server übermittelt. Die Ergebnisse werden anschließend nach Relevanz (Score & Ranking) sortiert in der Dokumentenübersicht dargestellt.

Strukturierte Suche (Filter)

Zusätzlich zur Volltextsuche können gezielt Indexfelder durchsucht werden.

Je nach Dokumenttyp stehen unterschiedliche Felder zur Verfügung, z. B.:

• Archivierungsdatum (Datumsbereiche)
• Dateiname
• Vermieter
• Mieter
• Beginn / Ende (Datumsbereiche)
• Miete / Kaution / Betrag
• Abrechnungsjahr
• Typ (Auswahlfeld)

Diese Felder entsprechen den definierten Indexfeldern des Dokumenttyps und ermöglichen eine präzise Eingrenzung der Suchergebnisse.

Kombination von Suchkriterien

Die Suche unterstützt die Kombination mehrerer Kriterien:

• Volltext + Indexfelder
• Mehrere Filter gleichzeitig
• Datumsbereiche (von/bis)

Dadurch können auch in großen Datenbeständen sehr gezielte Suchanfragen durchgeführt werden.

Darstellung der Suchergebnisse

Die Ergebnisse werden direkt in der Dokumentenübersicht angezeigt.

Dabei gilt:

• Treffer werden nach Relevanz sortiert
• Passende Dokumente werden priorisiert angezeigt
• Die bestehende Ansicht (Liste oder Thumbnail) bleibt erhalten

Vorteile der Suche

• Schnelles Auffinden von Dokumenten über Inhalte und Metadaten
• Kombination aus Elasticsearch-Volltextsuche und strukturierter Filterung
• Hohe Trefferqualität durch Score und Ranking
• Flexibel anpassbar durch individuelle Indexfelder

Die Vorschaufunktion ermöglicht es, Dokumente direkt im System zu öffnen und einzusehen, ohne diese herunterladen zu müssen.

Dabei wird das Dokument in einer integrierten Vorschauansicht dargestellt.

Öffnen der Vorschau

Je nach gewählter Ansicht erfolgt der Zugriff auf die Vorschau unterschiedlich:

Listenansicht (Tabellenansicht)

In der Listenansicht wird die Vorschau über das Kontextmenü eines Dokuments geöffnet:

• Klick auf die drei Punkte (⋯) neben dem Dokument
• Auswahl der Funktion „Vorschau“

Thumbnail-Ansicht

In der Thumbnail-Ansicht kann die Vorschau direkt geöffnet werden:

• Einfacher Klick auf das Dokument-Thumbnail

Technischer Hintergrund der Vorschau

Unabhängig vom ursprünglichen Dateiformat wird jedes hochgeladene Dokument zusätzlich verarbeitet:

• Konvertierung in ein PDF-Format
• OCR-Texterkennung (Auslesen des Inhalts)
• Indexierung in Elasticsearch

Diese Verarbeitung ermöglicht es, Dokumente einheitlich darzustellen und durchsuchbar zu machen.

Ein wesentlicher Vorteil besteht darin, dass auch Dateiformate, die vom Browser nicht direkt unterstützt werden (z. B. TIFF-Dateien), problemlos in der Vorschau angezeigt werden können – ohne dass ein Download erforderlich ist.

Wichtiger Hinweis

Das erzeugte PDF dient ausschließlich als technische Ergänzung für Vorschau und Suche.

• Das Originaldokument bleibt unverändert erhalten
• Es findet keine Bearbeitung oder Veränderung der Originaldatei statt
• Beide Versionen werden getrennt verwaltet

Darstellung der Vorschau

Nach dem Öffnen wird das Dokument in einer separaten Vorschauansicht angezeigt.

Diese bietet unter anderem:

• Anzeige des Dokuments im Originalformat (basierend auf der PDF-Darstellung)
• Navigation zwischen Seiten (bei mehrseitigen Dokumenten)
• Zoom-Funktionen zur besseren Lesbarkeit
• Übersicht über die aktuelle Seitenzahl

Die Vorschau wird als Overlay innerhalb der Anwendung geöffnet, sodass kein Wechsel in eine externe Anwendung erforderlich ist.

Die Funktion „Versenden“ ermöglicht es, ein oder mehrere Dokumente direkt aus Doculoud per E-Mail zu versenden.

Der Versand erfolgt über den im System hinterlegten SMTP-Server.

Aufruf der Funktion

Der Versand kann über das Kontextmenü eines Dokuments gestartet werden:

• Klick auf die drei Punkte (⋯) neben dem Dokument
• Auswahl der Funktion „Versenden“

Alternativ können mehrere Dokumente markiert und gemeinsam versendet werden.

Versand mehrerer Dokumente

Doculoud unterstützt den Versand von:

• einzelnen Dokumenten
• mehreren Dokumenten gleichzeitig

Bei Auswahl mehrerer Dokumente werden diese gesammelt verarbeitet und gemeinsam versendet.

Eingabe der Empfänger

Im Versanddialog können beliebig viele Empfänger angegeben werden:

• Eingabe einer oder mehrerer E-Mail-Adressen
• Mehrere Empfänger werden als Liste dargestellt

Zusätzlich können folgende Angaben gemacht werden:

• Betreff der E-Mail
• Optionale Nachricht (Freitext)

Passwortgeschützter Versand

Optional kann ein Passwort für den Versand vergeben werden.

In diesem Fall:

• werden die Dokumente in ein ZIP-Archiv gepackt
• das Archiv wird passwortgeschützt erstellt
• das ZIP-Archiv wird als E-Mail-Anhang versendet

Die Passwortstärke wird direkt im Formular angezeigt und basiert auf den im Mandanten definierten Passwortrichtlinien.

Technische Rahmenbedingungen

• Der Versand erfolgt über den konfigurierten SMTP-Server
• Die maximal mögliche Größe des Anhangs richtet sich nach den Einstellungen des verwendeten Mailservers
• Bei größeren Datenmengen kann es daher zu Einschränkungen beim Versand kommen

Vorteile der Versandfunktion

• Direkter Versand ohne Download der Dokumente
• Unterstützung mehrerer Empfänger
• Sicherer Versand durch optionalen Passwortschutz
• Effizienter Versand mehrerer Dokumente in einem Schritt

Mit der Funktion „Dokumententrennung“ können mehrseitige Dokumente gezielt in mehrere einzelne Dokumente aufgeteilt werden. Dies ist besonders hilfreich, wenn beispielsweise gescannte Sammeldokumente nachträglich strukturiert und einzelnen Vorgängen zugeordnet werden sollen.

Die Funktion wird über das Kontextmenü eines Dokuments aufgerufen. Nach Auswahl von „Dokumententrennung“ öffnet sich ein Dialog, in dem die gewünschte Aufteilung definiert werden kann. Im oberen Bereich wird das Dokument in einer Vorschau angezeigt, sodass die einzelnen Seiten zur besseren Orientierung durchgeblättert und gezoomt werden können.

Für die Trennung stehen zwei grundlegende Varianten zur Verfügung. Zum einen können einzelne Seitenzahlen angegeben werden. In diesem Fall wird jede eingegebene Seite als eigenständiges Dokument erzeugt. Gibt man beispielsweise mehrere Seitenzahlen ein, entstehen entsprechend viele neue Dokumente mit jeweils genau einer Seite.

Alternativ kann ein zusammenhängender Seitenbereich definiert werden. Hierbei werden eine Start- und eine Endseite angegeben, und der komplette Bereich wird als ein neues Dokument erstellt. Diese Variante eignet sich besonders, wenn mehrere zusammengehörige Seiten gemeinsam übernommen werden sollen.

Wird keine konkrete Eingabe vorgenommen, erfolgt die Aufteilung automatisch. In diesem Fall wird jede Seite des ursprünglichen Dokuments als separates Dokument angelegt. Dies ist besonders praktisch bei vollständig unstrukturierten Dokumenten, die in einzelne Seiten zerlegt werden sollen.

Bei der Erstellung der neuen Dokumente werden die Indexwerte des ursprünglichen Dokuments (Elterndokument) automatisch auf alle neu erzeugten Dokumente übernommen. Diese können im Anschluss bei Bedarf individuell angepasst werden.

Wichtig ist, dass die Dokumententrennung keine Veränderung am Original vornimmt. Das ursprüngliche Dokument bleibt unverändert im System bestehen und wird weder überschrieben noch bearbeitet. Stattdessen werden ausschließlich neue, eigenständige Dokumente erzeugt.

Die Funktion bietet damit eine flexible Möglichkeit, Dokumente nachträglich zu strukturieren, ohne dabei die Integrität des Originals zu gefährden.

Mit der Funktion „Dokumente zusammenführen“ können mehrere einzelne Dokumente zu einem neuen, gemeinsamen Dokument kombiniert werden. Dies ist besonders hilfreich, wenn zusammengehörige Inhalte aus verschiedenen Quellen in einem Dokument gebündelt werden sollen.

Die Funktion wird über die Dokumentenübersicht gestartet. Dazu können zunächst mehrere Dokumente ausgewählt werden. Anschließend wird über das Kontextmenü die Option „Zusammenführen“ aufgerufen.

Nach dem Start der Funktion öffnet sich eine Bearbeitungsansicht, in der die ausgewählten Dokumente gemeinsam dargestellt werden. In diesem Bereich können die Inhalte visuell überprüft werden. Gleichzeitig werden auf der rechten Seite die zugehörigen Indexfelder angezeigt, die für das neu entstehende Dokument definiert werden können.

Nach dem Zusammenführen wird kein bestehendes Dokument überschrieben. Stattdessen wird ein neues Dokument erzeugt, das die Inhalte der ausgewählten Dokumente enthält. Direkt im Anschluss öffnet sich automatisch die Indexierungsmaske, sodass die Metadaten für das neue Dokument unmittelbar erfasst oder angepasst werden können.

Die ursprünglichen Dokumente bleiben dabei vollständig erhalten und unverändert im System bestehen.

Die Funktion bietet somit eine einfache Möglichkeit, Dokumente logisch zusammenzuführen und neu zu strukturieren, ohne die Integrität der bestehenden Daten zu beeinflussen.

Nach dem Zusammenführen wird das neue Dokument in der Bearbeitungsansicht angezeigt und kann mit Indexwerten versehen werden.

Über die Funktion „Historie“ kann die vollständige Änderungs- und Aktivitätshistorie eines Dokuments eingesehen werden. Der Zugriff erfolgt über das Kontextmenü innerhalb der Dokumentenübersicht.

Die Historie dient der lückenlosen Nachvollziehbarkeit aller relevanten Aktionen rund um ein Dokument. Für jeden Eintrag wird übersichtlich dargestellt:

• welcher Benutzer eine Aktion durchgeführt hat,
• welches Ereignis ausgeführt wurde,
• wann die Aktion erfolgt ist,
• sowie welche Änderungen dabei vorgenommen wurden.

Typische Ereignisse sind beispielsweise:

• Erstellung eines Dokuments,
• Aktualisierung von Indexwerten,
• Löschvorgänge,
• Zusammenführen oder Trennen von Dokumenten,
• Integritätsprüfungen,
• sowie automatisierte Prozesse wie Bulk-Uploads oder E-Mail-Importe.

Die Historie stellt die Änderungen in einer übersichtlichen, visuellen Form dar. Geänderte Indexwerte werden direkt miteinander verglichen, sodass sowohl die vorherigen als auch die neuen Werte nachvollziehbar angezeigt werden. Dadurch können Änderungen schnell erkannt und ausgewertet werden.

Zusätzlich werden dokumentbezogene Informationen wie Dokumententyp, Dateiname, Dateigröße oder Archivierungsdatum dargestellt. Sofern für das Dokument ein Integritätsnachweis vorhanden ist, werden außerdem Informationen zur SHA-256-Integritätsprüfung angezeigt. Dazu gehören insbesondere:

• verwendeter Hash-Algorithmus,
• archivierter SHA-256-Hashwert,
• Integritätsstatus des Dokuments.

Die Detailansicht der Historie ist in mehrere Informationsbereiche gegliedert und ermöglicht auch bei umfangreichen Änderungsverläufen eine übersichtliche Darstellung aller relevanten Informationen.

Zur besseren Auswertung stehen zusätzlich verschiedene Filter- und Suchmöglichkeiten zur Verfügung. Die Historie kann beispielsweise nach Benutzern, Ereignissen oder Zeiträumen gefiltert werden, um bestimmte Änderungen gezielt analysieren zu können.

Darüber hinaus können die angezeigten Historieneinträge exportiert werden. Die Ausgabe ist unter anderem als PDF- oder CSV-Datei möglich und eignet sich beispielsweise für Dokumentations-, Compliance- oder Prüfzwecke.

Die Historie stellt damit ein zentrales Element für Transparenz, Nachvollziehbarkeit und revisionssichere Dokumentation innerhalb von Doculoud dar.

Die Funktion „Bearbeiten“ ermöglicht es, die Indexdaten eines Dokuments nachträglich anzupassen. Dabei können sowohl einzelne Dokumente als auch mehrere Dokumente gleichzeitig bearbeitet werden.

Der Aufruf erfolgt über das Kontextmenü eines Dokuments oder über die Mehrfachauswahl innerhalb der Dokumentenübersicht.

Bearbeiten eines einzelnen Dokuments

Wird die Bearbeitung für ein einzelnes Dokument gestartet, öffnet sich die Indexierungsmaske sowie Vorschau des jeweiligen Dokumenttyps.

In dieser Ansicht können sämtliche zugehörigen Indexfelder eingesehen und angepasst werden. Dazu gehören beispielsweise:

• Stammdaten wie Namen oder Bezeichnungen
• Datumsfelder
• Beträge oder andere strukturierte Informationen

Nach der Bearbeitung werden die Änderungen gespeichert und stehen sofort im System zur Verfügung. Die Anpassungen werden dabei vollständig in der Historie protokolliert.

Bearbeiten mehrerer Dokumente (Bulk-Bearbeitung)

Bei der Auswahl mehrerer Dokumente besteht die Möglichkeit, diese gemeinsam zu bearbeiten. Dies ist besonders hilfreich, wenn identische oder ähnliche Änderungen auf eine größere Anzahl von Dokumenten angewendet werden sollen.

Im Rahmen der Bulk-Bearbeitung können ausgewählte Indexfelder für alle markierten Dokumente gleichzeitig gesetzt oder geändert werden. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, jedes Dokument einzeln zu öffnen und zu bearbeiten. Im oberen Bereich erscheint eine Pagination welche die geöffneten Dokumente durchnummeriert anzeigt. Nach dem ein Dokument gespeichert oder abgebrochen wurde, springt das System zum nächsten unbearbeiteten Dokument. Sobald alle geöffneten Dokumente entweder gespeichert oder abgebrochen wurde, schließt sich die Bearbeitungsmaske.

Die Funktion unterstützt somit eine effiziente Pflege großer Datenmengen und reduziert den manuellen Aufwand erheblich.

Mit der Funktion „Identisch bearbeiten“ können mehrere Dokumente gleichzeitig mit denselben Indexwerten versehen werden. Dies ist besonders hilfreich, wenn für eine größere Anzahl von Dokumenten identische Informationen gesetzt oder vereinheitlicht werden sollen.

Die Funktion wird über die Mehrfachauswahl in der Dokumentenübersicht gestartet. Nach Auswahl mehrerer Dokumente öffnet sich eine spezielle Bearbeitungsmaske für die Bulk-Verarbeitung.

In dieser Ansicht werden die verfügbaren Indexfelder angezeigt. Für jedes Feld kann individuell festgelegt werden, ob es in die Aktualisierung einbezogen werden soll. Dies erfolgt über eine Checkbox neben dem jeweiligen Feld.

Nur Indexfelder, bei denen das entsprechende Kontrollkästchen aktiviert ist, werden beim Speichern tatsächlich auf alle ausgewählten Dokumente angewendet. Für diese Felder kann anschließend ein neuer Wert eingetragen werden, der dann identisch für alle ausgewählten Dokumente übernommen wird.

Indexfelder, bei denen kein Häkchen gesetzt wurde, bleiben unverändert. Bereits vorhandene Werte in diesen Feldern werden nicht überschrieben und bleiben bestehen.

Nach dem Speichern werden die ausgewählten Dokumente entsprechend aktualisiert. Die Änderungen betreffen ausschließlich die Indexwerte, während die eigentlichen Dokumente unverändert bleiben. Wie bei allen Bearbeitungsprozessen werden auch diese Änderungen vollständig in der Historie protokolliert und sind jederzeit nachvollziehbar.

Die Funktion bietet damit eine effiziente Möglichkeit, große Dokumentenmengen konsistent zu pflegen und wiederkehrende Anpassungen mit minimalem Aufwand umzusetzen.

Doculoud bietet verschiedene Möglichkeiten, Dokumente sowie zugehörige Indexdaten zu exportieren oder herunterzuladen. Die entsprechenden Funktionen können über das Kontextmenü der Dokumentenübersicht aufgerufen werden und stehen sowohl für einzelne als auch für mehrere ausgewählte Dokumente zur Verfügung.

Grundsätzlich werden drei unterschiedliche Varianten unterstützt.

Die erste Möglichkeit ist das Herunterladen von Dokumenten. Dabei können ein oder mehrere Dokumente ausgewählt und heruntergeladen werden. Wird nur ein einzelnes Dokument gewählt, erfolgt der Download direkt. Bei mehreren Dokumenten erstellt das System automatisch ein temporäres ZIP-Archiv, das die ausgewählten Dateien enthält.

Für größere Datenmengen greift eine zusätzliche Logik: Die maximale Gesamtgröße sowie die Größe einzelner Archive können mandantenspezifisch definiert werden. Wird diese Grenze überschritten, werden die Dateien automatisch in mehrere ZIP-Archive aufgeteilt. So kann beispielsweise bei einer maximalen Gesamtgröße von 100 MB und einer Split-Größe von 20 MB der Download in mehrere Teile („Parts“) unterteilt werden.

Diese erzeugten Archive werden im oberen Bereich der Oberfläche als Downloadliste angezeigt. Die einzelnen Teile können dort über das jeweilige Download-Symbol heruntergeladen werden.

Die zweite Möglichkeit ist der Export von Indexdaten. In diesem Fall werden ausschließlich die Metadaten der ausgewählten Dokumente exportiert. Der Export erfolgt als CSV-Datei, die sich für Auswertungen oder die Weiterverarbeitung in anderen Systemen eignet.

Die dritte Variante kombiniert beide Ansätze. Beim Export von Indexdaten und Dokumenten werden sowohl die Dokumente selbst als auch die zugehörigen Indexdaten exportiert. Auch hier wird eine CSV-Datei mit den Metadaten erzeugt, während die Dokumente in einem oder mehreren ZIP-Archiven bereitgestellt werden.

Die erzeugten ZIP-Dateien werden temporär im System gespeichert. Sie können nach dem Download über die Funktion „Löschen“ manuell entfernt werden. Unabhängig davon erfolgt zusätzlich eine automatische Bereinigung, bei der temporäre Dateien in regelmäßigen Abständen (z. B. nachts) gelöscht werden.

Diese Exportfunktionen ermöglichen eine flexible Weitergabe und Sicherung von Dokumenten und Metadaten, sowohl für einzelne Vorgänge als auch für größere Datenmengen.

Die Funktion „Löschen“ ermöglicht es, Dokumente aus der aktiven Dokumentenübersicht zu entfernen. Der Zugriff auf diese Funktion ist abhängig von den jeweiligen Benutzerrechten. Nicht jeder Benutzer ist berechtigt, Dokumente zu löschen.

Wird ein Dokument gelöscht, erfolgt zunächst keine endgültige Entfernung aus dem System. Stattdessen wird das Dokument in den Papierkorb verschoben. Dort bleibt es weiterhin erhalten und kann bei Bedarf wiederhergestellt werden.

Diese Vorgehensweise stellt sicher, dass Dokumente nicht unbeabsichtigt dauerhaft verloren gehen und bietet eine zusätzliche Sicherheitsebene im täglichen Umgang mit sensiblen Daten.

Die endgültige Löschung von Dokumenten ist ausschließlich dem Mandantenadministrator vorbehalten. Erst durch diesen Schritt wird ein Dokument vollständig und unwiderruflich aus dem System entfernt.

Alle Löschvorgänge werden dabei vollständig protokolliert. Es ist jederzeit nachvollziehbar, welcher Benutzer ein Dokument gelöscht hat und zu welchem Zeitpunkt dies erfolgt ist. Dadurch wird eine lückenlose Transparenz und Nachvollziehbarkeit gewährleistet.

Die Funktion unterstützt somit sowohl den Schutz vor versehentlichem Datenverlust als auch eine klare Rollenverteilung und Auditierbarkeit bei kritischen Aktionen wie dem dauerhaften Löschen von Dokumenten.

Über die Funktion Integrität prüfen kann ein Benutzer überprüfen, ob ein archiviertes Dokument seit der Speicherung unverändert geblieben ist.

Die Funktion steht im Dokumentenmenü zur Verfügung. Nach dem Start der Prüfung berechnet Doculoud den aktuellen SHA-256-Hashwert der gespeicherten Originaldatei und vergleicht diesen mit dem bei der Archivierung gespeicherten Hashwert.

Das Ergebnis wird direkt angezeigt:

• Grün / Integrität bestätigt: Der archivierte und der aktuell berechnete Hashwert stimmen überein. Das Dokument ist unverändert.
• Rot / Integritätsabweichung erkannt: Der aktuell berechnete Hashwert weicht vom archivierten Hashwert ab.
• Fehler / Datei nicht gefunden: Die Datei konnte nicht geprüft werden.

Zur besseren Nachvollziehbarkeit zeigt Doculoud sowohl den archivierten SHA-256-Hash als auch den aktuell berechneten SHA-256-Hash an. Zusätzlich wird der Zeitpunkt der letzten Prüfung gespeichert.

Die Integritätsprüfung kann für einzelne Dokumente oder über die Mehrfachauswahl für mehrere Dokumente gleichzeitig durchgeführt werden. Die Ergebnisse werden übersichtlich dargestellt und ermöglichen eine schnelle Prüfung größerer Dokumentenmengen.

Menüpunkt Integrität prüfen:

Integritätsprüfung:

Integritätsprüfung mehrer Dokumente:

Über die Aktenzuordnung können Dokumente mit einer oder mehreren ECM-Akten verknüpft werden. Dadurch lassen sich einzelne Dokumente in einen übergeordneten fachlichen Zusammenhang einordnen, ohne ihre bestehende Ablagestruktur innerhalb der Dokumentenverwaltung zu verändern.

Ein Dokument kann beispielsweise einer Personalakte, Mieterakte, Kundenakte, Vertragsakte, Projektakte oder einer anderen individuell definierten Akte zugeordnet werden. Je nach Anwendungsfall ist auch die gleichzeitige Zuordnung zu mehreren Akten möglich.

Die Zuordnung erfolgt als logische Verknüpfung zwischen dem Dokument und der jeweiligen Akte. Das Originaldokument wird dabei weder verschoben noch dupliziert. Dokumenttyp, Indexfelder, Versionierung, Integritätsinformationen und weitere Dokumenteigenschaften bleiben unverändert bestehen.

Dies ermöglicht es, ein Dokument in unterschiedlichen fachlichen Zusammenhängen zu verwenden. Eine Rechnung kann beispielsweise sowohl einer Mieterakte als auch einer Schadenakte oder einer Objektakte zugeordnet sein, sofern sie für mehrere Vorgänge relevant ist.

Bestehende Aktenzuordnungen können innerhalb der Dokumentverwaltung eingesehen und bei entsprechender Berechtigung angepasst oder entfernt werden. Das Entfernen einer Aktenzuordnung löscht dabei ausschließlich die Verknüpfung zur Akte. Das Dokument selbst bleibt weiterhin vollständig in Doculoud erhalten.

Zusätzlich kann Doculoud Dokumente abhängig von der Konfiguration anhand definierter Merkmale automatisch einer passenden Akte zuordnen. Weitere Informationen zur automatischen Aktenzuordnung finden Sie in Kapitel 14.4.2 – Automatische Aktenzuordnung.

Der Einzelupload dient dem Hochladen einzelner oder mehrerer Dokumente direkt über die Benutzeroberfläche.

Dokumente können dabei auf zwei Arten ausgewählt werden: Entweder über die Funktion „Durchsuchen“, bei der Dateien manuell ausgewählt werden, oder per Drag-and-Drop, indem die Dateien direkt in die vorgesehene Upload-Zone gezogen werden.

Nach dem Upload werden die Dokumente im nächsten Schritt zur weiteren Verarbeitung vorbereitet, insbesondere zur Zuordnung von Indexwerten.

Diese Variante eignet sich besonders für den manuellen Upload kleinerer Dokumentenmengen.

Werden mehrere Dokumente gleichzeitig hochgeladen, erfolgt im Anschluss eine Abfrage zur Behandlung der Indexdaten.

Der Benutzer kann dabei entscheiden, ob:

• identische Indexwerte für alle hochgeladenen Dokumente verwendet werden sollen
  oder
• jedes Dokument individuell mit eigenen Indexwerten versehen wird

Bei Auswahl identischer Indexwerte wird eine gemeinsame Eingabemaske angezeigt, deren Werte auf alle Dokumente übertragen werden.

Wird die individuelle Variante gewählt, öffnet sich für jedes Dokument eine eigene Indexierungsmaske, sodass die Metadaten getrennt gepflegt werden können.

Diese Funktion ermöglicht eine flexible Anpassung an unterschiedliche Anwendungsfälle und sorgt für eine effiziente Datenerfassung.

Identische Indexwerte. Dokumente werden untereinander angezeigt:

Separate Indexwerte mit Pagination:

Der Bulkupload dient der Verarbeitung größerer Dokumentenmengen in einem automatisierten Ablauf.

Hierbei wird ein ZIP-Archiv hochgeladen, das folgende Inhalte enthält:

• die zu importierenden Dokumente
• eine CSV-Datei, in der die zugehörigen Indexwerte definiert sind

Nach dem Upload übernimmt der Server die automatische Verarbeitung der Daten. Die Dokumente werden entpackt, die Indexwerte aus der CSV-Datei ausgelesen und entsprechend den einzelnen Dokumenten zugeordnet.

Dieser Prozess erfolgt im Hintergrund und eignet sich insbesondere für:

• Massenuploads
• Migrationen
• automatisierte Datenübernahmen aus Drittsystemen

Vorschauvideo Bulk-Upload Prozess

Der Bulkupload ermöglicht somit eine schnelle und strukturierte Integration großer Datenmengen in das System.

Der Papierkorb dient als Zwischenspeicher für gelöschte Dokumente. Wird ein Dokument über die Löschfunktion entfernt, wird es zunächst nicht endgültig gelöscht, sondern in den Papierkorb verschoben.

In diesem Bereich können Dokumente weiterhin eingesehen und bei Bedarf wiederhergestellt werden. Dies bietet eine zusätzliche Sicherheitsebene, um versehentlich gelöschte Dokumente problemlos zurückholen zu können.

Die endgültige Löschung erfolgt nicht automatisch durch normale Benutzeraktionen. Stattdessen ist diese ausschließlich dem Mandantenadministrator vorbehalten. Erst durch diesen Schritt wird ein Dokument unwiderruflich aus dem System entfernt.

Auch alle Aktionen im Zusammenhang mit dem Papierkorb, wie das Verschieben oder endgültige Löschen von Dokumenten, werden vollständig protokolliert und sind über die Historie nachvollziehbar.

Der Bereich „Entwürfe“ enthält Dokumente, die sich noch in der Bearbeitung befinden und noch nicht vollständig archiviert wurden.

Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn:

• Indexdaten noch nicht vollständig erfasst wurden
• ein Dokument bewusst als Zwischenstand gespeichert wurde

Dokumente im Entwurfsstatus sind noch nicht Teil des finalen Archivs und können jederzeit weiterbearbeitet werden. Erst nach vollständiger Bearbeitung und Speicherung werden sie in den regulären Dokumentenbestand übernommen.

Der Entwurfsbereich ermöglicht somit eine flexible und schrittweise Verarbeitung von Dokumenten, ohne dass unvollständige Daten direkt im Archiv landen.

Zu Beginn wird der Name des Dokumenttyps festgelegt.

Dieser dient als eindeutige Bezeichnung innerhalb des Systems und wird in der Dokumentenübersicht sowie bei der Auswahl von Dokumenttypen angezeigt. Zusätzlich kann ein Name in einer weiteren Sprache (z. B. Deutsch) hinterlegt werden, um eine mehrsprachige Darstellung zu ermöglichen.

Eine klare und eindeutige Benennung erleichtert die spätere Zuordnung und Verwaltung der Dokumente erheblich.

Mit dieser Option kann festgelegt werden, ob der Dokumenttyp speziell für die Verarbeitung von E-Mails verwendet werden soll.

Ist diese Funktion aktiviert, können E-Mails direkt diesem Dokumenttyp zugeordnet und entsprechend verarbeitet werden. Diese Einstellung ist insbesondere relevant für automatisierte Eingangsprozesse.

Bei Aktivierung wird der Dokumenttyp automatisch mit vordefinierten Indexfeldern angelegt. Dazu gehören unter anderem Informationen wie Absender, Empfänger, Betreff sowie Anhänge. Diese Felder bilden die Grundlage für die strukturierte Verarbeitung von E-Mails und können bei Bedarf um weitere, individuelle Indexfelder ergänzt werden.

Zusätzlich werden vorhandene E-Mail-Anhänge ebenfalls verarbeitet und in den Suchindex aufgenommen. Dadurch ist es möglich, nicht nur nach Inhalten der E-Mail selbst, sondern auch nach Inhalten innerhalb der Anhänge zu suchen. Treffer aus Anhängen führen den Benutzer direkt zur zugehörigen E-Mail, wodurch relevante Informationen schnell gefunden werden können.

Der E-Mail-Dokumenttyp ist zudem eine Voraussetzung für die Nutzung der Funktion „E-Mail-Postfach überwachen“. Nur wenn ein entsprechender Dokumenttyp definiert ist, können eingehende E-Mails automatisiert verarbeitet und im System abgelegt werden.

Vorschauvideo für manuellen E-Mail Upload

Mit der Funktion „E-Mail-Postfach überwachen“ kann ein E-Mail-Postfach automatisiert durch das System überwacht werden, um eingehende Nachrichten direkt als Dokumente in Doculoud zu verarbeiten.

Voraussetzung für die Nutzung dieser Funktion ist ein zuvor definierter Dokumenttyp für E-Mail. Nur wenn ein solcher Dokumenttyp existiert, können eingehende E-Mails korrekt zugeordnet und verarbeitet werden.

Ist die Überwachung aktiviert, greift das System in regelmäßigen Abständen auf das konfigurierte Postfach zu und prüft, ob neue E-Mails eingegangen sind. Diese werden anschließend automatisch verarbeitet.

Dabei erfolgt die Verarbeitung wie folgt:

• Die E-Mail selbst wird als Dokument erfasst
• Anhänge werden extrahiert und ebenfalls als Dokumente gespeichert
• Vordefinierte Indexfelder wie Absender, Empfänger und Betreff werden automatisch befüllt

Zusätzlich werden die Inhalte der E-Mail sowie alle enthaltenen Anhänge in den Suchindex aufgenommen. Dadurch ist es möglich, auch nach Inhalten innerhalb der Anhänge zu suchen. Treffer führen direkt zur entsprechenden E-Mail, sodass relevante Informationen schnell gefunden werden können.

Die Verarbeitung erfolgt vollständig im Hintergrund, sodass kein manueller Eingriff erforderlich ist.

Dadurch entsteht ein durchgängiger digitaler Eingangsprozess, bei dem Dokumente direkt aus dem E-Mail-Verkehr in das System übernommen werden. Dies reduziert den manuellen Aufwand erheblich und stellt sicher, dass eingehende Informationen zentral und strukturiert abgelegt werden.

Die Funktion eignet sich insbesondere für:

• zentrale Posteingänge (z. B. Rechnungen, Bewerbungen, Anfragen)
• automatisierte Dokumentenflüsse
• Integration externer Systeme über E-Mail

Vorschauvideo für automatischen E-Maileingang

Diese Option definiert, ob der Dokumenttyp für die Verarbeitung von E-Rechnungen verwendet wird.

Ist die Funktion aktiviert, können spezielle Verarbeitungslogiken für elektronische Rechnungen genutzt werden. Diese Einstellung ist fest mit dem Dokumenttyp verbunden und kann nachträglich nicht mehr geändert werden.

Bei Aktivierung werden die in der E-Rechnung enthaltenen strukturierten Daten (z. B. aus einer XML-Datei) automatisch verarbeitet. Dabei werden alle vordefinierten Felder der E-Rechnung als Indexfelder im System angelegt.

Diese Indexfelder werden anschließend automatisch mit den entsprechenden Werten aus der E-Rechnung befüllt, sodass keine manuelle Datenerfassung erforderlich ist.

Unterstützt werden dabei gängige E-Rechnungsformate wie XRechnung sowie ZUGFeRD 2.x. Dadurch ist eine standardkonforme Verarbeitung elektronischer Rechnungen sichergestellt.

Zusätzlich erfolgt beim Upload eine formale Validierung der E-Rechnung. Dabei wird geprüft, ob die Datei den technischen Anforderungen und dem jeweiligen Standard entspricht:

• Ist die E-Rechnung formal valide, kann sie erfolgreich hochgeladen und verarbeitet werden
• Ist die E-Rechnung nicht valide, wird der Upload entsprechend verhindert und ein Hinweis angezeigt

Dies stellt sicher, dass ausschließlich technisch korrekte und verarbeitbare E-Rechnungen im System abgelegt werden.

Neben klassischen Formaten können auch reine XML-Rechnungen hochgeladen werden. Da diese nicht direkt visuell darstellbar sind, übernimmt Doculoud automatisch die Generierung einer lesbaren Vorschau. Dadurch kann die Rechnung unabhängig vom Format direkt im System eingesehen werden.

Dies ermöglicht eine konsistente und strukturierte Verarbeitung von E-Rechnungen, stellt die Datenqualität sicher und reduziert gleichzeitig den manuellen Aufwand erheblich.

Die Verarbeitung erfolgt vollständig innerhalb der Doculoud-Systemarchitektur, ohne Nutzung externer Cloud-Dienste oder Drittanbieter.

Beispiel einer validen E-Rechnung:

Beispiel einer nicht validen E-Rechnung:

Beispiel der automatischen Auslesung der Rechnungsdaten:

Mit dieser Funktion kann die automatische Dokumententrennung über Barcodes oder QR-Codes aktiviert werden.

Das System erkennt entsprechende Codes innerhalb eines Dokuments und nutzt diese zur Trennung in einzelne Dokumente. Dies ist besonders hilfreich bei gescannten Stapeln, bei denen mehrere Dokumente in einer Datei enthalten sind.

Unterstützt werden dabei QR-Codes sowie Code39-Barcodes, die als Trennmarker innerhalb der Dokumente verwendet werden können.

Zusätzlich kann definiert werden, ob erkannte Barcode-Seiten nach der Verarbeitung entfernt oder beibehalten werden sollen.

Über die Löschfrist kann festgelegt werden, ob Dokumente dieses Typs nach einer bestimmten Zeit automatisch gelöscht werden sollen.

Ist die Funktion aktiviert, kann eine Frist in Monaten definiert werden. Nach Ablauf dieser Frist werden die entsprechenden Dokumente gemäß den definierten Regeln behandelt.

Nach Erreichen der Löschfrist werden die Dokumente zunächst in den Papierkorb verschoben und nicht sofort endgültig gelöscht. Dadurch bleibt eine zusätzliche Sicherheitsebene erhalten, um Dokumente bei Bedarf wiederherstellen zu können.

Die endgültige Löschung kann ausschließlich durch einen Mandantenadministrator erfolgen. Erst durch diesen Schritt werden Dokumente dauerhaft und unwiderruflich aus dem System entfernt.

Alle Vorgänge im Zusammenhang mit der Löschfrist, einschließlich der Verschiebung in den Papierkorb und der endgültigen Löschung, werden vollständig protokolliert. Dadurch ist jederzeit nachvollziehbar, wann und durch wen entsprechende Aktionen durchgeführt wurden.

Diese Funktion unterstützt die Einhaltung von Aufbewahrungsrichtlinien und Datenschutzanforderungen.

Mit der Funktion „Zonale OCR“ können Inhalte gezielt direkt während der Indexierung eines Dokuments ausgelesen und in Indexfelder übernommen werden.

Die Anwendung erfolgt interaktiv innerhalb der Indexierungsmaske. Nachdem ein Dokument hochgeladen wurde und sich der Benutzer in der Ansicht zur Erfassung der Indexdaten befindet, kann die zonale OCR aktiviert werden.

Der Ablauf gestaltet sich wie folgt:
Zunächst wird ein gewünschtes Indexfeld ausgewählt, in das ein Wert übernommen werden soll. Anschließend kann im Dokument ein Bereich per Maus markiert (aufgezogen) werden. Das System erkennt den Inhalt dieses Bereichs automatisch und übernimmt den ausgelesenen Wert direkt in das zuvor ausgewählte Indexfeld.

Dadurch entfällt die manuelle Eingabe, und Daten können schnell und präzise aus dem Dokument übernommen werden.

Diese Funktion eignet sich besonders für:

• einmalige oder individuelle Dokumente
• Situationen, in denen Werte gezielt ausgelesen werden sollen
• manuelle Nachbearbeitung oder Ergänzung von Daten

Die zonale OCR arbeitet somit interaktiv und dokumentbezogen, im Gegensatz zu vordefinierten Extraktionsregeln. Die Definition wiederverwendbarer Zonen für strukturierte Dokumente erfolgt über OCR-Templates, die im nächsten Abschnitt beschrieben werden.

Vorschauvideo zonale OCR

OCR-Templates ermöglichen die automatische Extraktion von Daten aus Dokumenten mit wiederkehrendem Aufbau. Im Gegensatz zur zonalen OCR, die manuell pro Dokument angewendet wird, arbeiten OCR-Templates mit vordefinierten Zonen, die auf zukünftige Dokumente automatisch angewendet werden.

Bei der Erstellung eines Templates wird zunächst ein Referenzdokument ausgewählt. Dieses dient als Grundlage für die Definition der auszulesenden Bereiche.

Im rechten Bereich der Maske werden die vorhandenen Indexfelder angezeigt. Um eine Zone zu definieren, wird zunächst ein gewünschtes Indexfeld ausgewählt. Anschließend kann im Dokument ein Bereich per Maus aufgezogen werden. Der erkannte Inhalt dieses Bereichs wird später automatisch in das entsprechende Indexfeld geschrieben.

Zonen können dabei flexibel auf dem Dokument definiert werden. Es besteht keine Beschränkung auf die erste Seite, sodass auch mehrseitige Dokumente vollständig abgebildet werden können.

Die definierten Zonen werden im Template gespeichert und stehen anschließend für die automatische Verarbeitung zur Verfügung.

Wird später ein Dokument hochgeladen, das diesem Dokumenttyp entspricht, erfolgt die Verarbeitung automatisch im Hintergrund:

• Die definierten Zonen werden angewendet
• Inhalte werden ausgelesen
• Werte werden direkt in die zugehörigen Indexfelder übernommen

Dies gilt auch für Mehrfachuploads, bei denen mehrere Dokumente gleichzeitig hochgeladen werden. In diesem Fall werden die OCR-Templates auf alle hochgeladenen Dokumente angewendet, sodass die entsprechenden Inhalte parallel extrahiert und in die jeweiligen Indexfelder übernommen werden.

Dadurch entfällt die manuelle Datenerfassung weitgehend, und wiederkehrende Dokumente können effizient und konsistent verarbeitet werden.

OCR-Templates eignen sich besonders für Dokumente mit gleichbleibender Struktur, wie beispielsweise Formulare oder wiederkehrende Belege.

Ansicht Template Editor

Ansicht Dokumentenverwaltung – Hochladen eines Dokuments

Ansicht Erkannte Werte

Vorschauvideo des OCR-Templates

Neben der manuellen Erstellung eines Dokumenttyps besteht die Möglichkeit, einen neuen Dokumenttyp auf Basis eines bestehenden Templates anzulegen.

Hierzu wird die Funktion „Von Template erstellen“ verwendet. In der Auswahlmaske kann zunächst ein vorhandenes Template ausgewählt werden. Nach der Auswahl werden die im Template enthaltenen vordefinierten Indexfelder übersichtlich angezeigt.

Diese Felder umfassen bereits strukturierte Definitionen, wie beispielsweise:

• Feldnamen
• Eingabetypen (z. B. Text, Datum, Auswahl, Zahl)
• fachliche Zuordnung

Nach Bestätigung wird der neue Dokumenttyp automatisch mit diesen vordefinierten Indexfeldern erstellt. Dadurch entfällt die manuelle Anlage der einzelnen Felder und der Dokumenttyp ist sofort einsatzbereit.

Die übernommenen Felder können im Anschluss bei Bedarf weiter angepasst oder erweitert werden, sodass eine flexible Anpassung an individuelle Anforderungen möglich bleibt.

Diese Funktion ermöglicht eine schnelle und standardisierte Einrichtung neuer Dokumenttypen und eignet sich besonders für häufig benötigte Strukturen, wie beispielsweise Verträge, Formulare oder wiederkehrende Dokumentarten.

Bestehende Dokumenttypen können jederzeit bearbeitet werden.

Über die Funktion „Bearbeiten“ im Kontextmenü wird die Konfigurationsmaske geöffnet. Dort können Einstellungen wie Name, Funktionen (z. B. E-Mail, OCR, Löschfrist) oder weitere Optionen angepasst werden.

Änderungen wirken sich auf die zukünftige Verarbeitung der Dokumente dieses Typs aus. Bereits bestehende Dokumente bleiben unverändert erhalten.

Dokumenttypen die z.B. die Funktion E-Mail oder E-Rechnung haben, können nachträglich lediglich den Namen ändern, jedoch nicht die Funktion.

Über das Kontextmenü eines Dokumenttyps kann die Option „Indexfelder“ aufgerufen werden.

Dadurch gelangt man direkt zur Übersicht der zugehörigen Indexfelder dieses Dokumenttyps. Hier können die Felder eingesehen, bearbeitet oder erweitert werden.

Diese Funktion ermöglicht einen schnellen Zugriff auf die Struktur eines Dokumenttyps, ohne in separate Verwaltungsbereiche wechseln zu müssen.

Dokumenttypen können über die Funktion „Löschen“ entfernt werden.

Dabei ist zu beachten, dass das Löschen eines Dokumenttyps nur möglich ist, wenn keine abhängigen Daten oder Einschränkungen bestehen. Wurden zu dem Dokumenttyp bereits Dokumente hochgeladen, kann dieser nicht gelöscht werden. In der Regel sollte vor dem Löschen geprüft werden, ob bereits Dokumente diesem Typ zugeordnet sind.

Wie bei anderen kritischen Aktionen im System werden auch hier alle Vorgänge vollständig protokolliert, sodass jederzeit nachvollzogen werden kann, wer den Dokumenttyp gelöscht hat und wann dies erfolgt ist.

Zu Beginn wird der Dokumenttyp ausgewählt, für den das Indexfeld gelten soll.
Da jeder Dokumenttyp eine eigene Struktur besitzt, ist das Indexfeld immer eindeutig diesem Typ zugeordnet.

Das bedeutet, dass das Feld nur bei Dokumenten dieses Typs angezeigt wird und dort für Suche, Anzeige und Bearbeitung zur Verfügung steht.

Im nächsten Schritt werden die Bezeichnungen des Indexfeldes festgelegt.

Der Name ist die interne Bezeichnung des Feldes und dient der eindeutigen Identifikation im System. Zusätzlich können Anzeigenamen in verschiedenen Sprachen definiert werden, beispielsweise auf Deutsch und Englisch. Diese werden später in der Benutzeroberfläche angezeigt.

Ergänzend kann eine Beschreibung hinterlegt werden, ebenfalls mehrsprachig. Diese dient dazu, die Bedeutung oder den Verwendungszweck des Feldes näher zu erläutern, insbesondere bei komplexeren oder fachlich spezifischen Inhalten.

Der Eingabetyp legt fest, welche Art von Daten in ein Indexfeld eingetragen werden kann und wie dieses Feld in der Benutzeroberfläche dargestellt wird.

Durch die Auswahl des passenden Eingabetyps wird sichergestellt, dass Daten einheitlich erfasst werden und später korrekt gefiltert, durchsucht und ausgewertet werden können.

Je nach Anwendungsfall stehen unterschiedliche Eingabetypen zur Verfügung.

Ein Textfeld ermöglicht die freie Eingabe von Inhalten und eignet sich beispielsweise für Namen, Bezeichnungen oder allgemeine Beschreibungen.

Ein Datumsfeld erlaubt die strukturierte Auswahl eines Datums über eine Datumsauswahl. Dadurch wird sichergestellt, dass Datumswerte einheitlich gespeichert und korrekt für Filter oder Zeiträume verwendet werden können.

Ein Zahlenfeld wird für numerische Werte verwendet, etwa für Beträge, Mengen oder andere Kennzahlen. Dies ermöglicht auch eine spätere Verarbeitung, beispielsweise für Auswertungen.

Ein Auswahlfeld (z. B. Dropdown) bietet vordefinierte Werte zur Auswahl. Dies stellt sicher, dass nur gültige und einheitliche Werte verwendet werden, was insbesondere bei Kategorien oder Statuswerten sinnvoll ist.

Je nach gewähltem Eingabetyp passt sich auch die Darstellung im System entsprechend an. Dadurch wird die Eingabe für den Benutzer vereinfacht und gleichzeitig die Datenqualität erhöht.

Die Wahl des richtigen Eingabetyps ist entscheidend für die spätere Nutzung der Daten, insbesondere in der Suche, bei Filtern sowie in der Dokumentenübersicht.

Über die Option „Erforderlich“ kann festgelegt werden, ob es sich um ein Pflichtfeld handelt.

Ist diese Funktion aktiviert, muss das Feld beim Erfassen oder Bearbeiten eines Dokuments zwingend ausgefüllt werden. Andernfalls kann der Vorgang nicht abgeschlossen werden.

Dadurch wird sichergestellt, dass wichtige Informationen vollständig vorhanden sind und keine unvollständigen Datensätze entstehen.

In der Übersicht werden alle Indexfelder tabellarisch dargestellt. Pro Feld sind verschiedene Informationen direkt ersichtlich, darunter der interne Name, der Anzeigename, eine Beschreibung, der Eingabetyp sowie die Zuordnung zum Dokumenttyp.

Zusätzlich wird angezeigt, ob ein Feld als Pflichtfeld definiert ist und ob es aktuell aktiv oder deaktiviert ist. Diese kompakte Darstellung ermöglicht es, die Struktur eines Dokumenttyps schnell zu erfassen und zu überprüfen.

Über die Mehrfachauswahl können außerdem mehrere Indexfelder gleichzeitig markiert werden, um gemeinsame Aktionen durchzuführen, wie beispielsweise das Aktivieren oder Deaktivieren.

Indexfelder können flexibel aktiviert oder deaktiviert werden. Ein aktives Feld steht für die Erfassung und Bearbeitung von Dokumenten zur Verfügung und wird entsprechend in der Benutzeroberfläche angezeigt.

Wird ein Indexfeld deaktiviert, verschwindet es aus der Eingabemaske für neue oder zu bearbeitende Dokumente. Bereits vorhandene Werte bleiben jedoch vollständig erhalten und weiterhin im System gespeichert.

Die Aktivierung oder Deaktivierung kann sowohl für einzelne Felder als auch gesammelt über die Mehrfachauswahl erfolgen. Dadurch lassen sich Änderungen effizient auf mehrere Felder gleichzeitig anwenden.

Für Administratoren sind grundsätzlich alle Indexfelder sichtbar. Dabei Spielt es keine Rolle, ob Aktiv oder Inaktiv.

Bestehende Indexfelder können jederzeit bearbeitet werden. Dabei lassen sich beispielsweise der Anzeigename, die Beschreibung oder weitere Eigenschaften anpassen.

Die Bearbeitung erfolgt über die entsprechende Aktion in der Übersicht und öffnet die bekannte Eingabemaske zur Anpassung der Felddefinition.

Änderungen wirken sich auf die zukünftige Nutzung des Feldes aus und werden im System entsprechend übernommen. Bestehende Dokumentdaten bleiben dabei unverändert erhalten.

Indexfelder können grundsätzlich gelöscht werden, sofern sie noch nicht verwendet wurden.

Sobald jedoch bereits Dokumente existieren, die einen Wert in diesem Indexfeld enthalten, ist eine vollständige Löschung nicht mehr möglich. In diesem Fall kann das Feld nur noch deaktiviert werden.

Diese Einschränkung stellt sicher, dass bestehende Daten nicht verloren gehen und die Konsistenz der Dokumentstruktur gewahrt bleibt.

Über die Funktion Benutzerrolle erstellen wird eine neue Rolle angelegt.

Beim Erstellen einer Benutzerrolle erhält die Rolle zunächst einen Namen. Der Name beschreibt eindeutig, für welche Benutzergruppe oder Aufgabe die Rolle vorgesehen ist.

Anschließend werden die passenden Berechtigungen ausgewählt. Dabei wird festgelegt, auf welche Module die Rolle Zugriff erhält und welche Aktionen innerhalb dieser Module erlaubt sind.

Beispiel: Eine Rolle Sachbearbeiter erhält Rechte zur Bearbeitung von Dokumenten, aber keinen Zugriff auf Systemeinstellungen oder Benutzerverwaltung.

Nach dem Speichern steht die neue Rolle zur Verfügung und wird einem oder mehreren Benutzern zugewiesen.

Bestehende Benutzerrollen werden nachträglich bearbeitet, wenn sich Aufgabenbereiche ändern oder wenn eine Rolle zusätzliche Rechte erhält bzw. bestehende Rechte verliert.

Beim Bearbeiten einer Rolle werden die zugewiesenen Berechtigungen angepasst. Änderungen an einer Benutzerrolle wirken sich auf alle Benutzer aus, denen diese Rolle zugeordnet ist.

Vor der Änderung wird geprüft, welche Benutzer diese Rolle aktuell verwenden. Dadurch bleibt nachvollziehbar, welche Benutzer von der Anpassung betroffen sind.

Nicht mehr benötigte Benutzerrollen werden gelöscht.

Vor dem Löschen wird geprüft, ob die Rolle noch Benutzern zugewiesen ist. Wird die Rolle noch verwendet, wird sie zuerst durch eine andere passende Rolle ersetzt oder den betroffenen Benutzern entzogen.

Das Löschen einer Benutzerrolle erfolgt nur, wenn die Rolle nicht mehr benötigt wird. Dadurch werden fehlende Berechtigungen bei bestehenden Benutzern vermieden.

Innerhalb einer Benutzerrolle werden die Rechte pro Modul festgelegt.

Über das Modul Benutzer wird gesteuert, ob Benutzerkonten verwaltet werden. Dazu gehören Rechte zum Sichtbarkeit, Erstellen, Bearbeiten, Deaktivieren, Freischalten und Löschen von Benutzern.

Über das Modul Benutzerrolle wird gesteuert, ob Benutzerrollen verwaltet werden oder als Modul sichtbar sind. Rollen haben direkten Einfluss auf mehrere Benutzer und gehören deshalb zu den administrativen Berechtigungen.

Über das Modul Einstellungen wird gesteuert, ob ein Benutzer auf mandantenbezogene Einstellungen zugreift oder diese verwaltet. Änderungen in diesem Bereich wirken sich auf zentrale Funktionen des Mandanten aus.

Über das Modul E-Mail-Vorlagen wird gesteuert, ob ein Benutzer Vorlagen für systemseitige E-Mails verwaltet.

Über das Modul Dokumenttypen wird gesteuert, ob Dokumenttypen erstellt, bearbeitet oder gelöscht werden und ob das Modul dem Benutzer angezeigt wird. Dokumenttypen bilden die Grundlage für die Strukturierung und Verarbeitung von Dokumenten.

Über das Modul Indexfelder wird gesteuert, ob Indexfelder erstellt, bearbeitet oder gelöscht werden und ob das Modul dem Benutzer angezeigt wird. Indexfelder bestimmen, welche strukturierten Informationen zu einem Dokument erfasst werden.

Über das Modul Dokumente wird gesteuert, ob ein Benutzer dokumentbezogene Verwaltungsrechte erhält.

Über das Modul Audit wird gesteuert, ob ein Benutzer mandantenbezogene Protokolle einsehen darf und überhaupt das Modul sichtbar sein soll.

Über das Modul Template Builder wird gesteuert, ob ein Benutzer Zugriff auf die Verwaltung von Rechte- und Sichtbarkeitstemplates erhält. Die Erstellung, Bearbeitung und Löschung dieser Templates wird in einem späteren Kapitel beschrieben.

Über das Modul Support Tickets wird gesteuert, ob ein Benutzer Support-Tickets erstellt, bearbeitet oder verwaltet.

m Bereich Dokument werden Rechte für die Arbeit mit Dokumenten gesteuert.

Diese Rechte legen fest, welche Aktionen ein Benutzer mit Dokumenten ausführt. Dazu gehören das Anzeigen, Suchen, Erstellen, Archivieren, Bearbeiten, Teilen, Exportieren oder Löschen von Dokumenten.

Die dokumentbezogenen Rechte haben direkten Einfluss auf den Umgang mit archivierten und noch nicht archivierten Dokumenten. Daher werden diese Rechte gezielt vergeben.

Gelöschte Dokumente anzeigen
Mit diesem Recht sieht ein Benutzer gelöschte Dokumente, sofern diese im System weiterhin verfügbar sind.

Dieses Recht betrifft den Zugriff auf gelöschte Dokumentbestände oder den Papierkorb.

Dokument archivieren
Mit diesem Recht archiviert ein Benutzer Dokumente.

Archivierte Dokumente werden in den regulären Dokumentbestand übernommen und anschließend entsprechend der vergebenen Berechtigungen gesucht, angezeigt und verwaltet.

Dokument erstellen
Mit diesem Recht erstellt bzw. legt ein Benutzer neue Dokumente in Doculoud an.

Dokument löschen
Mit diesem Recht löscht ein Benutzer Dokumente.

Das Löschen von Dokumenten ist eine sicherheits- und revisionsrelevante Aktion. Dieses Recht wird daher gezielt vergeben.

Dokument Entwurf
Mit diesem Recht speichert ein Benutzer Dokumente als Entwurf.

Entwürfe sind noch nicht final archiviert und bleiben für die weitere Bearbeitung oder Ergänzung verfügbar.

Dokumente exportieren
Mit diesem Recht exportiert ein Benutzer Dokumente aus Doculoud.

Exportierte Dokumente verlassen die Plattform und werden außerhalb von Doculoud weiterverarbeitet oder gespeichert.

Dokumente zusammenführen
Mit diesem Recht führt ein Benutzer mehrere Dokumente zu einem Dokument zusammen.

Diese Funktion wird genutzt, wenn zusammengehörige Dokumentteile getrennt vorliegen und nachträglich in einem gemeinsamen Dokument zusammengeführt werden.

Indexwerte bearbeiten
Mit diesem Recht bearbeitet ein Benutzer Indexwerte eines Dokuments.

Indexwerte sind strukturierte Informationen zu einem Dokument, zum Beispiel Name, Rechnungsnummer, Kundennummer, Datum oder Dokumentart. Änderungen an Indexwerten beeinflussen Suche, Zuordnung und Auswertungen.

Indexwerte identisch bearbeiten
Mit diesem Recht bearbeitet ein Benutzer Indexwerte für mehrere Dokumente gemeinsam.

Diese Funktion ist besonders bei größeren Dokumentmengen relevant, wenn mehrere Dokumente denselben Indexwert erhalten.

Dokumente suchen
Mit diesem Recht verwendet ein Benutzer die Suchfunktion.

Die Suche findet Dokumente anhand von Volltextinhalten, Indexwerten und weiteren Suchparametern. Die angezeigten Suchergebnisse richten sich nach den Berechtigungen des Benutzers.

Seiten trennen
Mit diesem Recht trennt ein Benutzer Seiten eines Dokuments bzw. teilt ein Dokument auf.

Diese Funktion wird genutzt, wenn mehrere Dokumente in einer Datei enthalten sind und nachträglich in einzelne Dokumente getrennt werden.

Dokument teilen
Mit diesem Recht teilt ein Benutzer Dokumente bzw. stellt sie für andere berechtigte Personen per E-Mail bereit.

Die verfügbaren Optionen richten sich nach der jeweiligen Systemkonfiguration.

Dokumenthistorie anzeigen
Mit diesem Recht sieht ein Benutzer die Historie eines Dokuments.

Die Dokumenthistorie zeigt nachvollziehbare Informationen zu Aktionen und Änderungen, die an einem Dokument vorgenommen wurden.

Dokument anzeigen
Mit diesem Recht öffnet und betrachtet ein Benutzer Dokumente.

Dieses Recht bildet die Grundlage für viele weitere dokumentbezogene Funktionen.

Im Bereich System werden Rechte für ergänzende Zugriffsmöglichkeiten festgelegt.

Diese Rechte steuern, ob ein Benutzer zusätzliche Anwendungen oder technische Zugriffskanäle verwendet. Dazu gehören insbesondere die Desktop App, die Mobile App und der Multiuploader.

Die systembezogenen Rechte greifen nur, wenn die jeweilige Funktion für den Mandanten aktiviert und verfügbar ist.

Zugriff Desktop App
Mit diesem Recht verwendet ein Benutzer die Desktop App, sofern diese für den Mandanten verfügbar ist.

Die Desktop App unterstützt lokale Arbeitsprozesse und erweitert die Nutzungsmöglichkeiten außerhalb der reinen Weboberfläche.

Zugriff Mobile App
Mit diesem Recht verwendet ein Benutzer die mobile App.

Über die mobile App werden Dokumente mobil erfasst und an Doculoud übertragen. Der Zugriff erfolgt abhängig von den eingerichteten Sicherheits- und Anmeldeverfahren.

Zugriff Multiuploader
Mit diesem Recht verwendet ein Benutzer den Multiuploader.

Der Multiuploader dient zur automatisierten Übertragung von Dokumenten über ein überwachtes Verzeichnis und unterstützt größere Dokumentmengen sowie wiederkehrende Importprozesse.

Zunächst wird der gewünschte Dokumenttyp ausgewählt.

Die angezeigten Indexfelder beziehen sich immer auf den ausgewählten Dokumenttyp. Dadurch werden Rechte je nach Dokumenttyp unterschiedlich festgelegt.

Beispiel: Für den Dokumenttyp Personen gelten andere Indexfelder und Rechte als für den Dokumenttyp Rechnung.

Nach Auswahl des Dokumenttyps erscheinen die zugehörigen Indexfelder. Anschließend werden die Rechte für jedes einzelne Indexfeld angepasst.

ber den Status wird ein Indexfeld innerhalb der Rechte- und Sichtbarkeitseinstellungen aktiviert oder deaktiviert.

Ein deaktiviertes Indexfeld steht dem Benutzer in diesem Zusammenhang nicht zur Verfügung.

Der Status legt damit fest, ob ein Feld grundsätzlich für den Benutzer berücksichtigt wird. Danach greifen weitere Rechte wie Lesen, Erstellen und Aktualisieren.

Lesen
Mit dem Recht Lesen sieht ein Benutzer den Wert eines Indexfeldes.

Ist dieses Recht nicht aktiviert, ist das entsprechende Indexfeld für den Benutzer nicht sichtbar bzw. nicht einsehbar.

Dieses Recht dient zur Einschränkung sensibler Informationen. Bestimmte Benutzergruppen arbeiten dadurch mit einem Dokument, ohne alle hinterlegten Indexdaten zu sehen.

Erstellen
Mit dem Recht Erstellen erfasst ein Benutzer beim Anlegen eines Dokuments einen Wert für das jeweilige Indexfeld.

Dieses Recht ist relevant, wenn Benutzer neue Dokumente hochladen oder Dokumentdaten erstmalig erfassen.

Wenn ein Benutzer ein Indexfeld nur lesen, aber nicht erstellen darf, sieht er den Wert, befüllt das Feld beim Anlegen eines neuen Dokuments jedoch nicht selbst.

Aktualisieren
Mit dem Recht Aktualisieren ändert ein Benutzer den Wert eines bestehenden Indexfeldes nachträglich.

Dieses Recht beeinflusst Suche, Zuordnung und Auswertungen, da geänderte Indexwerte direkt auf die Dokumentdaten wirken.

Zunächst wird der Dokumenttyp ausgewählt, für den Sichtbarkeitsregeln definiert werden.

Die anschließend angezeigten Indexfelder beziehen sich auf diesen Dokumenttyp. Dadurch werden Sichtbarkeitsregeln je nach Dokumentart unterschiedlich eingerichtet.

Ein Feld erscheint dadurch bei einem Dokumenttyp und bleibt bei einem anderen Dokumenttyp ausgeblendet.

Spezifischer Wert
Bei einer Regel mit spezifischem Wert wird ein Indexfeld nur angezeigt, wenn ein anderes Feld einen bestimmten Wert enthält.

Diese Regel eignet sich für Felder, die nur bei einem eindeutig definierten Wert relevant sind.

Werteliste
Bei einer Werteliste werden Indexfelder auf mehrere spezifische Werte eingegrenzt.

Das Indexfeld wird angezeigt, wenn einer der definierten Werte zutrifft.

Wertebereich
Bei einem Wertebereich wird ein Indexfeld nur angezeigt, wenn ein Wert innerhalb eines festgelegten Bereichs liegt.

Beispiel: Ein Feld wird nur angezeigt, wenn ein Rechnungsbetrag innerhalb oder oberhalb eines definierten Wertebereichs liegt.

Diese Regel eignet sich besonders für numerische Werte, bei denen Schwellenwerte relevant sind.

Leerer Wert
Bei dieser Regel wird ein Indexfeld abhängig davon angezeigt, ob ein anderes Feld leer ist oder keinen Wert enthält.

Diese Regel wird genutzt, wenn zusätzliche Eingaben erst dann abgefragt werden, wenn bestimmte Informationen noch nicht vorhanden sind.

Die Aktenübersicht zeigt die in Doculoud vorhandenen ECM-Akten in einer zentralen Ansicht. Sie dient als Ausgangspunkt für die Recherche, Auswahl und weitere Bearbeitung von Akten.

Je nach Konfiguration werden in der Übersicht unter anderem der Aktentyp, die Bezeichnung der Akte sowie ausgewählte Aktenfelder dargestellt. Dadurch können relevante Akten schnell voneinander unterschieden und gezielt aufgerufen werden.

Über die vorhandenen Such- und Filtermöglichkeiten lässt sich die angezeigte Aktenmenge einschränken. Dies ist insbesondere bei größeren Aktenbeständen hilfreich, beispielsweise bei der Suche nach einer bestimmten Personalnummer, Kundennummer, Vertragsnummer oder einem anderen fachlichen Merkmal.

Durch Auswahl einer Akte wird der zugehörige Aktenarbeitsplatz geöffnet. Dort stehen die hinterlegten Akteninformationen, die verknüpften Dokumente sowie – sofern vorhanden – Beziehungen zu weiteren Akten zur Verfügung.

Abhängig von den jeweiligen Benutzerrechten können aus der Aktenübersicht heraus außerdem neue Akten erstellt oder bestehende Akten bearbeitet werden.

Neue Akten können entweder aus der allgemeinen Aktenverwaltung oder direkt innerhalb eines bestimmten Aktentyps erstellt werden.

Wird die Akte aus der allgemeinen Aktenverwaltung heraus angelegt, muss zunächst der gewünschte Aktentyp ausgewählt werden. Anschließend wird das zugehörige Erfassungsformular geöffnet. Erfolgt die Anlage dagegen bereits innerhalb eines bestimmten Aktentyps, entfällt diese Auswahl und das entsprechende Formular wird direkt angezeigt.

Welche Felder bei der Anlage einer Akte zur Verfügung stehen, wird durch den jeweiligen Aktentyp bestimmt. Neben allgemeinen Angaben wie Titel und Beschreibung können individuell definierte Aktenfelder erfasst werden. Dabei kann es sich beispielsweise um Personalnummern, Namen, Datumsangaben, Abteilungen, Vertragsnummern, Objektinformationen oder andere fachliche Merkmale handeln.

Pflichtfelder werden im Formular entsprechend gekennzeichnet und müssen vor dem Speichern vollständig ausgefüllt werden. Abhängig von der Konfiguration können außerdem unterschiedliche Feldtypen wie Texteingaben, Datumsfelder, Auswahlfelder, Schalter oder numerische Eingaben verwendet werden.

Der sichtbare Titel einer Akte kann in der Konfiguration des Aktentyps individuell definiert werden. Dadurch lässt sich beispielsweise festlegen, dass eine Personalakte anhand von Personalnummer, Name und weiteren relevanten Informationen eindeutig bezeichnet wird.

Nach Abschluss der Eingabe wird die Akte über „Akte anlegen“ gespeichert. Doculoud erstellt daraufhin die neue Akte und vergibt ein eindeutiges Aktenzeichen zur systeminternen Identifikation.

Die neu angelegte Akte steht anschließend unmittelbar in der Aktenübersicht zur Verfügung und kann im Aktenarbeitsplatz geöffnet und weiterbearbeitet werden. Dort können unter anderem Dokumente zugeordnet, Notizen und Aufgaben erfasst sowie Verknüpfungen zu weiteren Akten hergestellt werden.

Weitere Informationen zur Konfiguration von Aktentypen und Aktenfeldern finden Sie in Kapitel 14.3 – Aktentypen.

Der Aktenarbeitsplatz bildet die zentrale Detailansicht einer geöffneten Akte. Hier werden die wichtigsten Informationen zur Akte zusammengeführt und die weiteren ECM-Funktionen bereitgestellt.

Im oberen Bereich werden grundlegende Angaben wie Status, Aktentyp und Aktenzeichen angezeigt. Zusätzlich stehen je nach Berechtigung Funktionen zur Bearbeitung der Akte zur Verfügung.

Die weiteren Inhalte sind in verschiedene Registerkarten gegliedert:

• Übersicht – zeigt die fachlichen Akteninformationen und Metadaten.
• Dokumente – enthält die mit der Akte verknüpften Dokumente.
• Historie – zeigt nachvollziehbare Änderungen und Aktivitäten innerhalb der Akte.
• Notizen – ermöglicht das Erfassen zusätzlicher Informationen zur Akte.
• Aufgaben – dient zur Verwaltung aktenbezogener Aufgaben.
• Verlinkte Akten – zeigt Beziehungen zu weiteren Akten.

Die einzelnen Bereiche des Aktenarbeitsplatzes werden in den folgenden Unterkapiteln näher beschrieben.

Bestehende Akten können von Benutzern mit entsprechender Berechtigung nachträglich bearbeitet werden. Über die Bearbeitungsfunktion im Aktenarbeitsplatz wird das zugehörige Formular mit den aktuell gespeicherten Akteninformationen geöffnet.

Im oberen Bereich werden grundlegende Informationen wie Aktenzeichen und Aktentyp angezeigt. Zusätzlich können – abhängig von der jeweiligen Konfiguration – unter anderem Titel, Status und Beschreibung der Akte angepasst werden.

Darunter stehen die für den jeweiligen Aktentyp definierten Aktenfelder zur Bearbeitung zur Verfügung. Dabei kann es sich beispielsweise um Personalnummern, Namen, Datumsangaben, Auswahlwerte, Kontaktdaten, Statusmerkmale oder andere fachliche Informationen handeln.

Welche Felder angezeigt werden und welche davon verpflichtend ausgefüllt werden müssen, wird durch die Konfiguration des jeweiligen Aktentyps festgelegt.

Nach dem Speichern stehen die aktualisierten Informationen unmittelbar im Aktenarbeitsplatz zur Verfügung.

Änderungen an Akteninformationen werden nachvollziehbar protokolliert. Sie erscheinen in der Aktenhistorie und werden zusätzlich im Mandanten-Audit erfasst. Bei Änderungen an einzelnen Werten können dabei sowohl der vorherige als auch der neue Wert dokumentiert werden.

Das Bearbeiten einer Akte verändert ausschließlich die Informationen der Akte. Bereits mit der Akte verknüpfte Dokumente und deren Inhalte bleiben davon unberührt.

Akten können von Benutzern mit entsprechender Berechtigung gelöscht werden. Vor dem Löschen zeigt Doculoud eine Sicherheitsabfrage an, in der das betroffene Aktenzeichen noch einmal angezeigt wird.

Die Löschung muss ausdrücklich bestätigt werden. Dadurch soll verhindert werden, dass Akten versehentlich entfernt werden.

Beim Löschen einer Akte erfolgt zunächst ein Soft Delete. Die Akte wird dabei nicht sofort endgültig entfernt, sondern in den Papierkorb verschoben. Dort bleibt sie erhalten und kann von Benutzern mit entsprechender Berechtigung wiederhergestellt werden.

Alternativ kann die Akte aus dem Papierkorb heraus endgültig gelöscht werden. Auch diese Aktion steht ausschließlich Benutzern mit den dafür erforderlichen Berechtigungen zur Verfügung.

Beim Löschen einer Akte werden die zugehörigen Dokumente selbst nicht gelöscht. Die Dokumente verbleiben weiterhin vollständig in der zentralen Dokumentenverwaltung von Doculoud. Betroffen ist ausschließlich die Akte beziehungsweise deren ECM-Zuordnung.

Dies gilt auch für Dokumente, die zusätzlich mit anderen Akten verknüpft sind. Diese Verknüpfungen und die Dokumente selbst bleiben weiterhin bestehen.

Nach dem Soft Delete ist die Akte nicht mehr in der regulären Aktenübersicht sichtbar, kann jedoch über den Papierkorb wiederhergestellt werden.

Lösch-, Wiederherstellungs- und endgültige Löschvorgänge werden im Mandanten-Audit protokolliert und können dort nachvollzogen werden.

Neue Aktentypen können von Benutzern mit entsprechender Berechtigung über die Aktentypenverwaltung angelegt werden. Bei der initialen Erstellung werden zunächst die grundlegenden Eigenschaften des Aktentyps definiert.

Hierzu gehören unter anderem:

• Name des Aktentyps
• optionale Beschreibung
• Icon zur visuellen Kennzeichnung
• Farbe
• Sortierreihenfolge
• Aktiv-Status

Der Name dient als sichtbare Bezeichnung des Aktentyps innerhalb der Benutzeroberfläche. Über Icon und Farbe kann der Aktentyp zusätzlich optisch gekennzeichnet werden. Die Sortierreihenfolge bestimmt, an welcher Position der Aktentyp innerhalb entsprechender Übersichten und Auswahlfelder angezeigt wird.

Über den Status „Aktiv“ wird gesteuert, ob für diesen Aktentyp neue Akten erstellt werden können.

Nach dem erstmaligen Speichern wird der Aktentyp angelegt und steht anschließend für die weiterführende Konfiguration zur Verfügung. Erst danach können zusätzliche Einstellungen vorgenommen werden, die das Verhalten und die Darstellung der zugehörigen Akten bestimmen.

Zu diesen erweiterten Einstellungen gehören unter anderem:

• Definition der Aktenfelder
• Konfiguration des sichtbaren Aktentitels
• Festlegung der Dokumenttitel innerhalb der Akte
• Definition eines Schlüssel-Indexfeldes
• Aktivierung der automatischen Dokumentzuordnung
• Erkennung kompatibler Dokumenttypen anhand gemeinsamer Indexfelder

Dadurch wird der Aktentyp schrittweise von einer grundlegenden Struktur zu einer vollständig konfigurierten fachlichen Aktenvorlage erweitert.

Die weiterführenden Einstellungen werden in den nachfolgenden Kapiteln näher beschrieben.

Aktenfelder bestimmen, welche fachlichen Informationen innerhalb eines Aktentyps erfasst werden können. Sie bilden damit die strukturelle Grundlage der jeweiligen Akte.

Für jeden Aktentyp können beliebig passende Felder angelegt werden, beispielsweise Personalnummer, Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Vertragsnummer, Kundennummer, Abteilung oder andere geschäftsrelevante Informationen.

In der Aktenfeldübersicht werden unter anderem Feldname, technischer Code, Feldtyp, Pflichtstatus, Suchbarkeit, Sichtbarkeit in der Aktenübersicht, Sortierreihenfolge und Status angezeigt.

Beim Anlegen oder Bearbeiten eines Aktenfeldes stehen verschiedene Eigenschaften zur Verfügung:

• Feldname – sichtbare Bezeichnung des Feldes innerhalb der Akte
• Feldtyp – bestimmt, welche Art von Wert erfasst werden kann, zum Beispiel Text, Datum, Auswahl, E-Mail, Telefonnummer, Ja/Nein oder Zahl
• Beschreibung – optionale Zusatzinformation zum Feld
• Sortierreihenfolge – bestimmt die Position des Feldes innerhalb der Aktenansicht und Erfassungsformulare
• Erforderlich – legt fest, ob das Feld zwingend ausgefüllt werden muss
• Einzigartig – verhindert doppelte Werte innerhalb desselben Aktentyps
• Aktiv – steuert, ob das Feld innerhalb des Aktentyps verwendet wird
• Suchbar – ermöglicht die Suche nach dem Inhalt dieses Feldes
• Filterbar – stellt das Feld für entsprechende Filterfunktionen zur Verfügung
• Zeige in Aktenübersicht – bestimmt, ob der Feldwert direkt in der Aktenübersicht dargestellt wird
• Standardwert – kann optional für neu erstellte Akten vorbelegt werden

Einzigartige Aktenfelder

Mit der Option „Einzigartig“ kann festgelegt werden, dass ein bestimmter Wert innerhalb eines Aktentyps nur einmal vorkommen darf.

Dies ist insbesondere für eindeutige fachliche Identifikationsmerkmale sinnvoll. Bei einer Personalakte kann beispielsweise die Personalnummer als einzigartiges Feld definiert werden.

Existiert bereits eine Personalakte mit der Personalnummer 0001245, kann innerhalb desselben Aktentyps keine weitere Akte mit dieser Personalnummer angelegt werden.

Dadurch lassen sich doppelte Akten vermeiden und eindeutige Geschäftsobjekte zuverlässig voneinander unterscheiden.

Typische Beispiele für einzigartige Aktenfelder sind:

• Personalnummer
• Kundennummer
• Vertragsnummer
• Mieternummer
• Projektnummer
• Vorgangsnummer

Die Einstellung „Einzigartig“ bezieht sich dabei auf den jeweiligen Aktentyp. Ein Wert kann somit beispielsweise innerhalb der Personalakten eindeutig sein, ohne dass derselbe Wert grundsätzlich in anderen Aktentypen ausgeschlossen wird.

Aktenfelder können nachträglich bearbeitet werden. Änderungen an Felddefinitionen sollten jedoch mit Bedacht vorgenommen werden, da sie sich auf bereits vorhandene Akten und deren Datenstruktur auswirken können.

Bestehende Aktentypen können von Benutzern mit entsprechender Berechtigung nachträglich bearbeitet und weiter konfiguriert werden. Die Bearbeitungsansicht enthält sowohl die grundlegenden Eigenschaften des Aktentyps als auch die erweiterten ECM-Einstellungen.

Im oberen Bereich können unter anderem folgende Angaben angepasst werden:

• Name
• Beschreibung
• Icon
• Farbe
• Sortierreihenfolge
• Aktiv-Status

Der technische Code des Aktentyps bleibt zur eindeutigen systeminternen Zuordnung bestehen.

Zusätzlich stehen verschiedene erweiterte Konfigurationsmöglichkeiten zur Verfügung.

Automatische Dokumentzuordnung

Über ein definiertes Schlüssel-Indexfeld kann festgelegt werden, anhand welches Merkmals Dokumente automatisch einer passenden Akte zugeordnet werden sollen.

Bei einer Personalakte kann beispielsweise die Personalnummer als Schlüssel verwendet werden. Enthält ein archiviertes Dokument dieselbe Personalnummer wie eine bestehende Akte, kann Doculoud das Dokument automatisch mit dieser Akte verknüpfen.

Die automatische Zuordnung kann unabhängig davon aktiviert oder deaktiviert werden. Zusätzlich zeigt Doculoud an, welche Dokumenttypen mit dem gewählten Schlüssel-Indexfeld kompatibel sind.

Aktentitel konfigurieren

Im Bereich „Akten Anzeigetitel“ wird festgelegt, aus welchen Aktenfeldern sich der sichtbare Titel einer Akte zusammensetzt.

Dabei können mehrere Felder kombiniert, in ihrer Reihenfolge verändert und mit individuellen Trennzeichen versehen werden.

Für eine Personalakte könnte der Titel beispielsweise aus folgenden Feldern aufgebaut werden:

Personalnummer / Vorname – Nachname / Geburtsdatum

Eine Vorschau zeigt direkt, wie der konfigurierte Titel später innerhalb von Doculoud dargestellt wird.

Dokumenttitel innerhalb der Akte

Zusätzlich kann für einzelne Dokumenttypen festgelegt werden, wie Dokumente innerhalb einer Akte bezeichnet werden sollen.

Hierzu können Indexfelder des jeweiligen Dokumenttyps kombiniert und mit Trennzeichen versehen werden. Dadurch lassen sich Dokumenttitel erzeugen, die im Kontext der jeweiligen Akte aussagekräftiger sind als der ursprüngliche Dateiname.

Die Konfiguration erfolgt dokumenttypspezifisch. Dadurch kann beispielsweise ein Arbeitsvertrag anders bezeichnet werden als eine Gehaltsabrechnung oder eine Krankmeldung.

Bereits bestehende Konfigurationen können übernommen und für weitere Dokumenttypen angepasst werden.

Änderungen am Aktentyp wirken sich auf die Darstellung und das Verhalten der zugehörigen Akten aus. Anpassungen sollten daher insbesondere bei bereits produktiv genutzten Aktentypen mit Bedacht vorgenommen werden.

Dokumente können auf unterschiedliche Weise mit einer Akte verknüpft werden. Dadurch lässt sich sowohl mit bereits in Doculoud vorhandenen Dokumenten arbeiten als auch ein neues Dokument direkt aus dem Aktenarbeitsplatz heraus archivieren.

Grundsätzlich stehen zwei Wege zur Verfügung:

• Bereits archivierte Dokumente verknüpfen
• Neue Dokumente direkt in der Akte hochladen

Bereits archivierte Dokumente verknüpfen

Über die Funktion „Dokument verknüpfen“ können bereits in Doculoud vorhandene Dokumente nachträglich einer Akte zugeordnet werden.

Hierzu öffnet sich eine Auswahl der verfügbaren Dokumente. Angezeigt werden unter anderem Dokumentenbezeichnung, Dokumentenart, relevante Indexfelder und Archivierungsdatum. Über die entsprechende Aktion kann das gewünschte Dokument mit der aktuell geöffneten Akte verknüpft werden.

Die Verknüpfung verändert das Dokument selbst nicht. Dokumenttyp, Indexfelder, Versionen und weitere Eigenschaften bleiben unverändert bestehen.

Ein Dokument kann bei Bedarf auch mit mehreren Akten verbunden werden, sofern es für unterschiedliche fachliche Zusammenhänge relevant ist.

Neue Dokumente direkt in der Akte hochladen

Alternativ können neue Dokumente direkt innerhalb einer geöffneten Akte hochgeladen werden.

Der Upload basiert auf der bestehenden Dokumentenarchivierung von Doculoud. Für das neue Dokument wird zunächst der passende Dokumenttyp ausgewählt. Anschließend können die hierfür vorgesehenen Indexfelder erfasst und das Dokument archiviert werden.

In der Auswahl der Dokumenttypen kennzeichnet Doculoud kompatible Dokumenttypen mit einem Häkchen. Dieses zeigt an, dass das für den Aktentyp definierte Schlüssel-Indexfeld auch im jeweiligen Dokumenttyp vorhanden ist.

Wird ein solcher Dokumenttyp ausgewählt, kann Doculoud die bereits in der Akte vorhandenen Werte mit den passenden Indexfeldern des Dokumenttyps abgleichen. Aktenfelder, die mit den Indexfeldern des ausgewählten Dokumenttyps übereinstimmen, werden dabei automatisch übernommen und im Uploadformular vorbelegt.

Bei einer Personalakte kann beispielsweise die bereits hinterlegte Personalnummer automatisch in das entsprechende Indexfeld des Dokuments übernommen werden. Gleiches gilt für weitere übereinstimmende Felder wie Vorname, Nachname oder andere gemeinsam konfigurierte Informationen.

Dadurch müssen bereits innerhalb der Akte vorhandene Daten nicht erneut manuell eingegeben werden und die Zuordnung zwischen Dokument und Akte bleibt konsistent.

Nach erfolgreicher Archivierung wird das Dokument automatisch mit der geöffneten Akte verknüpft und steht unmittelbar im Bereich „Dokumente“ der Akte zur Verfügung.

Auf diese Weise kann ein Dokument in einem Arbeitsschritt archiviert, mit vorhandenen Akteninformationen vorbelegt und zugleich dem passenden fachlichen Kontext zugeordnet werden.

Die automatische Zuordnung von Dokumenten anhand von Schlüssel-Indexfeldern wird im folgenden Kapitel 14.4.2 – Automatische Aktenzuordnung näher beschrieben.

Doculoud kann neu archivierte Dokumente automatisch mit einer passenden Akte verknüpfen. Grundlage hierfür ist ein gemeinsames Schlüssel-Indexfeld, das sowohl im Aktentyp als auch im jeweiligen Dokumenttyp vorhanden sein muss.

In der Konfiguration des Aktentyps wird zunächst festgelegt, welches Aktenfeld als eindeutiger Schlüssel für die Zuordnung verwendet werden soll. Typische Beispiele sind Personalnummer, Kundennummer, Vertragsnummer, Kreditnummer oder andere eindeutige Identifikationsmerkmale.

Wird beispielsweise bei einer Personalakte die Personalnummer als Schlüssel-Indexfeld definiert, prüft Doculoud bei neu archivierten Dokumenten, ob der entsprechende Dokumenttyp ebenfalls ein Indexfeld für die Personalnummer enthält.

Stimmt der erkannte oder übergebene Wert des Dokumentes mit dem Wert einer vorhandenen Akte überein, wird das Dokument automatisch mit dieser Akte verknüpft.

Beispiel:

Personalakte

Personalnummer: 0001245

Neu archiviertes Dokument

Dokumenttyp: Gehaltsabrechnung
Personalnummer: 0001245

Ergebnis

Das Dokument wird automatisch mit der Personalakte 0001245 verknüpft und steht anschließend unmittelbar im Bereich „Dokumente“ der Akte zur Verfügung.

Kompatible Dokumenttypen

Doculoud erkennt automatisch, welche Dokumenttypen für die automatische Dokumentzuordnung geeignet sind. Voraussetzung ist, dass der jeweilige Dokumenttyp das im Aktentyp definierte Schlüssel-Indexfeld enthält.

In der Konfiguration des Aktentyps wird angezeigt, wie viele vorhandene Dokumenttypen mit dem gewählten Schlüssel-Indexfeld kompatibel sind. Dokumenttypen, bei denen das entsprechende Indexfeld fehlt, können nicht automatisch anhand dieses Schlüssels zugeordnet werden.

Dadurch lässt sich bereits bei der Konfiguration erkennen, für welche Dokumentarten die automatische Zuordnung zur Verfügung steht.

Kanalübergreifende Zuordnung

Die automatische Dokumentzuordnung ist nicht auf einen bestimmten Uploadweg beschränkt. Sie kann bei allen unterstützten Eingangskanälen angewendet werden, sofern das Schlüssel-Indexfeld beim Archivieren des Dokuments erkannt oder übergeben wird.

Dazu gehören unter anderem:

• Single Web Upload
• Bulk Upload
• App
• Doculoader
• DocuTag
• API

Dadurch können Dokumente unabhängig von ihrem Eingangskanal automatisch in den passenden fachlichen Aktenkontext eingeordnet werden.

Die eigentliche Archivierung des Dokuments bleibt dabei unverändert. Das Dokument wird weiterhin über seinen Dokumenttyp und die zugehörigen Indexfelder verwaltet. Die automatische Dokumentzuordnung ergänzt diesen Prozess lediglich um die logische Verknüpfung mit der passenden ECM-Akte.

Die Funktion eignet sich insbesondere für größere Dokumentenmengen und automatisierte Eingangsszenarien, da die manuelle Zuordnung zu einer Akte in vielen Fällen vollständig entfallen kann.

Ein Dokument kann in Doculoud mit mehreren Akten gleichzeitig verknüpft werden. Dadurch lässt sich dasselbe Dokument in unterschiedlichen fachlichen Zusammenhängen verwenden, ohne dass zusätzliche Kopien erstellt werden müssen.

Die Verknüpfung erfolgt ausschließlich auf logischer Ebene. Das Dokument selbst bleibt als einzelnes Objekt in der zentralen Dokumentenverwaltung bestehen. Dokumenttyp, Indexfelder, Versionen, Integritätsinformationen und weitere Eigenschaften werden dabei nicht verändert.

Ein typisches Beispiel ist eine Rechnung, die sowohl einer Mieterakte als auch einer Schadenakte oder einer Objektakte zugeordnet werden kann. Ebenso kann ein Vertrag gleichzeitig Bestandteil einer Kundenakte und einer Projektakte sein.

Dadurch lassen sich fachliche Beziehungen flexibel abbilden, ohne Dokumente mehrfach archivieren oder in verschiedene Ablagestrukturen kopieren zu müssen.

Die Zuordnung zu mehreren Akten kann manuell erfolgen, sofern der Benutzer über die entsprechenden Berechtigungen verfügt. Bereits bestehende Verknüpfungen bleiben dabei erhalten, sodass ein Dokument schrittweise weiteren Akten hinzugefügt werden kann.

Wird eine einzelne Verknüpfung später aufgehoben, betrifft dies ausschließlich die Beziehung zu der jeweiligen Akte. Das Dokument bleibt weiterhin in Doculoud gespeichert und steht auch in allen anderen verknüpften Akten zur Verfügung.

Die Mehrfachverknüpfung eignet sich insbesondere für Dokumente, die mehrere Geschäftsobjekte oder Vorgänge gleichzeitig betreffen und deshalb in unterschiedlichen fachlichen Kontexten benötigt werden.

Bestehende Verknüpfungen zwischen einem Dokument und einer Akte können von Benutzern mit entsprechender Berechtigung wieder aufgehoben werden.

Die Funktion steht innerhalb der Dokumentansicht einer Akte über das jeweilige Aktionsmenü zur Verfügung. Nach Auswahl von „Verknüpfung löschen“ zeigt Doculoud eine Sicherheitsabfrage an, bevor die Zuordnung endgültig entfernt wird.

Wird die Aktion bestätigt, entfernt Doculoud ausschließlich die logische Verbindung zwischen Dokument und Akte. Das zugrunde liegende Dokument selbst wird nicht gelöscht und bleibt weiterhin vollständig in der zentralen Dokumentenverwaltung verfügbar.

Ist das Dokument zusätzlich mit weiteren Akten verknüpft, bleiben diese Verknüpfungen ebenfalls unverändert bestehen.

Dadurch kann ein Dokument gezielt aus einem fachlichen Zusammenhang entfernt werden, ohne dessen Archivierung oder andere bestehende Beziehungen zu beeinflussen.

Das Entfernen einer Dokumentverknüpfung wird zusätzlich in der Aktenhistorie dargestellt und im Mandanten-Audit protokolliert.

Mit einer elektronischen Personalakte können alle relevanten Unterlagen und Informationen zu einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter zentral zusammengeführt werden.

Als eindeutiges Schlüsselmerkmal kann beispielsweise die Personalnummer verwendet werden. Dadurch lassen sich neu archivierte Dokumente automatisch der passenden Personalakte zuordnen, sofern der jeweilige Dokumenttyp ebenfalls über das entsprechende Indexfeld verfügt.

Eine Personalakte kann unter anderem folgende Dokumentarten enthalten:

• Bewerbungsunterlagen
• Arbeitsverträge
• Änderungsvereinbarungen
• Gehaltsabrechnungen
• Bescheinigungen
• Krankmeldungen
• Abmahnungen
• Zeugnisse
• Korrespondenz

Zusätzlich können innerhalb der Akte strukturierte Informationen wie Name, Geburtsdatum, Eintrittsdatum, Abteilung, Beschäftigungsart oder Kontaktdaten hinterlegt werden.

Über Notizen und Aufgaben lassen sich darüber hinaus interne Bearbeitungsschritte und zusätzliche Informationen direkt im Zusammenhang mit der Personalakte erfassen.

Die elektronische Personalakte bündelt damit sowohl die Dokumente als auch die wichtigsten fachlichen Informationen zu einer Person in einer gemeinsamen Ansicht.

Eine elektronische Mieterakte eignet sich dazu, alle relevanten Informationen und Dokumente zu einem Mietverhältnis zentral zu organisieren.

Als Schlüsselmerkmal kann beispielsweise eine Mieternummer oder eine andere eindeutige interne Kennung verwendet werden.

Typische Dokumente innerhalb einer Mieterakte sind beispielsweise:

• Mietvertrag
• Selbstauskunft
• Übergabeprotokoll
• Betriebskostenabrechnungen
• Schriftverkehr
• Zahlungsunterlagen
• Bescheinigungen
• Kündigungen
• sonstige Vertragsunterlagen

Zusätzlich können strukturierte Aktenfelder wie Mieternummer, Name, Mietbeginn, Objekt, Vertragsstatus oder Kontaktdaten hinterlegt werden.

Durch die automatische Dokumentzuordnung können neu eingehende Dokumente direkt mit der passenden Mieterakte verknüpft werden, sofern das definierte Schlüssel-Indexfeld übereinstimmt.

Gerade in der Immobilienverwaltung lassen sich dadurch umfangreiche Dokumentenbestände effizient einem konkreten Mietverhältnis zuordnen und zentral bereitstellen.

Eine Vorgangsakte eignet sich zur Abbildung zusammenhängender Geschäftsvorgänge, bei denen mehrere unterschiedliche Dokumente zu einem gemeinsamen Prozess gehören.

Ein typischer Vorgang kann beispielsweise folgende Dokumente enthalten:

• Anfrage
• Angebot
• Bestellung
• Auftragsbestätigung
• Lieferschein
• Rechnung
• Schriftverkehr

Obwohl diese Dokumente unterschiedlichen Dokumenttypen angehören, können sie innerhalb einer gemeinsamen Vorgangsakte zusammengeführt werden.

Als Schlüsselmerkmal kann beispielsweise eine Vorgangsnummer, Auftragsnummer, Bestellnummer oder Projektnummer verwendet werden. Dadurch lassen sich auch hier eingehende Dokumente automatisiert dem passenden Geschäftsvorgang zuordnen.

Die Vorgangsakte ermöglicht dadurch einen vollständigen Überblick über den jeweiligen Prozess und erleichtert die Nachvollziehbarkeit vom ersten Kontakt bis zum Abschluss eines Geschäftsvorgangs.